Lưu ý cập nhật tên và địa chỉ trong đơn đăng ký nhãn hiệu

Theo thống kê của Cục SHTT, trong năm vừa qua, số lượng đơn đăng ký nhãn hiệu đã lên đến hơn 45.000 đơn cả trong nước và nước ngoài. Trong đó, số lượng đơn của chủ đơn ở các thành phố lớn (như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ) chiếm hơn 60% số lượng đơn đăng ký.

Một vấn đề phổ biến xảy ra hiện nay là các chủ đơn là doanh nghiệp ở các thành phố lớn thường xuyên thay đổi địa chỉ Công ty cũng như thay đổi các thông tin khác về Công ty nhưng vẫn CHƯA tiến hành thủ tục cập nhật thông tin đã thay đổi đó vào hồ sơ đăng ký nhãn hiệu đã nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ.

1. Đã đăng ký thay đổi trong thủ tục đăng ký kinh doanh thì không cần cập nhật trong các hồ sơ thủ tục hành chính khác vì đã được liên thông tự động?

Theo khảo sát các doanh nghiệp hiện nay, tình trạng thay đổi địa chỉ trụ sở cũng như việc thay đổi chủ sở hữu, tên công ty xảy ra rất nhiều bởi những lý do như:

  • Hết thời hạn hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh,
  • Nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh, đòi hỏi khu vực kinh doanh mở rộng hơn và đặt trụ sở ở nơi khác phù hợp hơn
  • Thay đổi hoạt động ngành nghề kinh doanh, dẫn đến định hướng lại tên gọi công ty cho phù hợp với ngành nghề mới
  • Thay đổi cổ đông, chủ sở hữu
  • Mua bán, sáp nhập doanh nghiệp…

Theo thủ tục đăng ký kinh doanh, các doanh nghiệp khi có thay đổi thông tin ĐKKD sẽ cần phải tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, việc thay đổi này sẽ được ghi nhận trên Hệ thống quản lý doanh nghiệp quốc gia (Bộ Kế hoạch & Đầu tư), các thông tin về đăng ký thuế cũng sẽ thay đổi theo.

Tuy vậy, đối với hồ sơ đăng ký nhãn hiệu sẽ do một cơ quan quản lý Nhà nước thuộc chuyên ngành khác quản lý (cụ thể là Cục Sở hữu trí tuệ thuộc Bộ khoa học và Công Nghệ), khi kê khai thông tin nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu ban đầu, doanh nghiệp cần ghi rõ “Tên doanh nghiệp” và “Địa chỉ”. Cơ quan đăng ký sẽ chỉ làm việc, trao đổi công văn, thông báo tình trạng xử lý hồ sơ qua Tên và địa chỉ mà chủ đơn khai trên hồ sơ ban đầu, mà hoàn toàn không có nghĩa vụ tự động cập nhật hồ sơ khi doanh nghiệp hoàn tất đăng ký thay đổi trong thủ tục đăng ký kinh doanh như trên.

Do đó, nếu doanh nghiệp có sự thay đổi tên hoặc địa chỉ so với thông tin đã khai trong hồ sơ đăng ký nhãn hiệu ban đầu, doanh nghiệp cần chủ động tiến hành thủ tục “sửa đổi” đơn đăng ký nhãn hiệu và nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ trước khi có Quyết định cấp/ từ chối cấp Văn bằng bảo hộ.

cap-nhat-ten-dia-chi-don-dknh

2. Nếu không sửa đổi đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ có vấn đề gì?

Trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu được doanh nghiệp nộp hoặc thông qua công ty dịch vụ không phải đại diện sở hữu công nghiệp thì Cục Sở hữu trí tuệ chỉ làm việc, trao đổi công văn, thông báo tình trạng xử lý hồ sơ qua đường bưu điện và gửi cho chủ đơn theo Tên và địa chỉ mà chủ đơn khai trên hồ sơ ban đầu. Hầu hết văn bản của Cục SHTT gửi cho chủ đơn đều có ấn định thời hạn trả lời, nếu không trả lời, đơn có thể bị từ chối.

Rất nhiều trường hợp chủ đơn khiếu nại Cục SHTT vì không nhận được bất kỳ văn bản nào (do chủ đơn thay đổi địa chỉ). Việc khiếu nại không phải là một thủ tục dễ dàng và đơn giản, thủ tục này tốn rất nhiều thời gian, và việc xác định lỗi trong vấn đề này phần lớn là của chủ đơn vì chủ đơn đã đăng ký địa chỉ như thế nào thì Cục chỉ ghi nhận địa chỉ đó, vì không có đại diện sở hữu công nghiệp nên chủ đơn buộc phải tự theo dõi tiến trình xử lý đơn và có hành động phản hồi đúng thời hạn khi đơn xảy ra bất kỳ vấn đề gì.

3. Giải pháp:

Để tránh những rủi ro có thể xảy ra cũng như tốn nhiều thời gian và chi phí không đáng có:

  • Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục sửa đổi đơn ngay khi có thay đổi thông tin (tên, địa chỉ).
  • Doanh nghiệp nên đăng ký nhãn hiệu thông qua Đại diện SHCN (như CIS LAW FIRM) để tránh tình trạng thất lạc hồ sơ cũng như các thông báo từ Cục SHTT khi có sự thay đổi thông tin.
  • Trường hợp nộp đơn không thông qua đại diện SHCN, chủ đơn cần thường xuyên theo dõi hồ sơ đăng ký nhãn hiệu để thực hiện những thủ tục cần thiết khi có thông báo của Cục, tránh làm ảnh hưởng đến thời gian trả lời và bị từ chối vì lí do không trả lời đúng hạn.

Công ty Luật HD Bản quyền Quốc tế (CIS Law Firm) là tổ chức Đại diện Sở hữu công nghiệp được chứng nhận bởi Cục Sở hữu Trí tuệ Việt Nam. Để giải đáp thắc mắc về vấn đề nêu trên, Quý khách hàng xin vui lòng liên hệ thông tin bên dưới để được tư vấn và yêu cầu dịch vụ:

PHÒNG SỞ HỮU TRÍ TUỆ – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3911 8580 – 3911 8581

Email: info@cis.vn

(Tác giả: Phương Hằng – CIS)