Dịch vụ điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Để mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh, việc tìm hiểu thị trường, xúc tiến, thúc đẩy cơ hội đầu tư – kinh doanh là điều cần thiết trước khi đầu tư, phát triển mạng lưới khách hàng ở tỉnh thành khác, kể cả ở quốc gia khác. Khi việc tìm hiểu thị trường không chỉ dừng lại ở việc tham quan, tiếp xúc gặp gỡ đối tác, …mà hoạt động này lâu dài nhằm đánh giá, tìm kiếm cơ hội đầu tư, phát triển, …thì nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn thành lập văn phòng đại diện.

 Trong quá trình hoạt động, văn phòng đại diện có thể có các thay đổi thông tin so với thông tin đăng ký ban đầu trên giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được cấp. Vậy khi có các thay đổi này, thương nhân nước ngoài phải làm gì và làm như thế nào?

Trong bài viết dưới đây, Công ty luật CIS sẽ giới thiệu đến mọi người dịch vụ điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam hay còn gọi là văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép với mục đích thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh cho công ty nước ngoài.

Công ty nước ngoài là công ty được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, công ty nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam hoặc thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đồng thời công ty nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam.

2. Các trường hợp điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, nếu có các thay đổi thông tin so với thông tin trên Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thì phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về các trường hợp điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện, gồm 05 trường hợp như sau:

Khi có các thay đổi trên, văn phòng đại diện phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

3. Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy trình sau:

∗ Thời hạn thực hiện:

Khi có các thay đổi được đề cập tại Mục 2, trong thời gian 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

∗ Hình thức nộp hồ sơ:

Thương nhân nước ngoài chuẩn bị bộ hồ sơ theo mục 4 (tuỳ từng trường hợp điều chỉnh mà thành phần hồ sơ sẽ khác nhau) và tiến hành nộp theo một trong các các sau:

• Nộp trực tiếp;
• Nộp qua đường bưu điện;
• Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/.

∗ Cơ quan giải quyết:

Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện sẽ được nộp tại các Cơ quan cụ thể như sau:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ là nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ điều chỉnh điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao sẽ là nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ điều chỉnh điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

∗ Quy trình giải quyết:

• Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (việc yêu cầu thay đổi, bổ sung chỉ được thực hiện tối đa 1 lần).
• Sau đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
• Trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện dẫn đến Văn phòng đại diện thuộc trường hợp không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành và trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành:
  • Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
  • Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho công ty nước ngoài. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

4. Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thành phần hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngòai tại Việt Nam trong từng trường hợp sẽ khác nhau, cụ thể:

a) Hồ sơ thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài

Hồ sơ thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của công ty nước ngoài trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

1. Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
2. Bản sao tài liệu tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài (Tài liệu này phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);
3. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

b) Hồ sơ thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

1. Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
2. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
3. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
4. Giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi
5. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Lưu ý: Tài liệu do công ty nước ngoài hoặc cơ quan nước ngoài cấp phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

c) Hồ sơ thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

1. Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
2. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

d) Hồ sơ thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

1. Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
2. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
3. Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của công ty nước ngoài (Tài liệu này phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam).

e) Hồ sơ thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

1. Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
2. Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thoả thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
3. Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
4. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

5. Dịch vụ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam của Công ty Luật

Việc điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không quá phức tạp, tuy nhiên, nếu không tìm hiểu kỹ thủ tục, không nắm quy trình, đặc biệt là cách khai hồ sơ, thì hồ sơ có thể bị trả lại để sửa đổi, bổ sung, thậm chí hồ sơ bị từ chối.

Nếu chúng ta thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi chúng ta không có kinh nghiệm làm hồ sơ hay chúng ta giao cho người, cho dịch vụ không có chuyên môn, thì có thể sẽ mất nhiều thời gian, chi phí, cho nói đến việc chúng ta bị xử phạt vi phạm hành chính khi thực hiện quá thời gian quy định.

Công ty Luật CIS đã thực hiện rất nhiều hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chúng tôi sẽ tư vấn phương án tốt nhất giúp doanh nghiệp giải đáp các vướng mắc cũng như thực hiện thủ tục một các nhanh nhất.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582 – Hotline: 0916568101

Email: info@cis.vn