Hội đồng thành viên và thẩm quyền của Hội đồng thành viên

Hội đồng thành viên là cơ quan quản lý quan trọng, cốt lõi đối với loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên. Mặc dù pháp luật doanh nghiệp hiện hành quy định khá chi tiết về cơ cấu và thẩm quyền của Hội đồng thành viên, nhưng trên thực tế, việc tổ chức còn nhiều vướng mắc, nhất là các công ty hoạt động theo mô hình gia đình.

Vậy hãy để cho Công ty luật CIS cung cấp cho bạn đọc các thông tin hữu ích về Hội đồng thành viên và thẩm quyền của Hội đồng thành viên trong bài viết dưới đây.

1. Hội đồng thành viên là gì?

Hội đồng thành viên là cơ quan quản lý cao nhất trong công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên. Thành phần của Hội đồng thành viên bao gồm các cá nhân trực tiếp góp vốn và đại diện theo ủy quyền của tổ chức là thành viên công ty.

Một điểm đặc trưng của công ty TNHH hai thành viên trở lên là Hội đồng thành viên vừa đóng vai trò đại diện cho quyền sở hữu, vừa trực tiếp tham gia quản lý, điều hành doanh nghiệp. Khác với mô hình công ty cổ phần – nơi Đại hội đồng cổ đông là cơ quan sở hữu nhưng không trực tiếp điều hành mà phân quyền cho Hội đồng quản trị – thì trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, các thành viên góp vốn trực tiếp đưa ra các quyết định quan trọng. Cơ chế này giúp tăng cường sự gắn kết và phối hợp giữa các thành viên. Vì thế, với mô hình Hội đồng thành viên sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, nơi việc trao đổi, thảo luận trực tiếp là điều kiện thuận lợi để vận hành hiệu quả.

2. Quyền của Hội đồng thành viên

Quyền cũng như nghĩa vụ của Hội đồng thành viên được quy định tại khoản 2 Điều 55 Điều Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó, Hội đồng thành viên có các quyền và thực hiện các nghĩa vụ như sau:

Từ quy định trên, bạn đọc có thể thấy Hội đồng thành viên là cơ quan giữ vai trò trung tâm và có quyền lực cao nhất trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, với thẩm quyền bao quát toàn bộ các vấn đề trọng yếu liên quan đến hoạt động và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, chúng ta thấy, Luật doanh nghiệp quy định về quyền của Hội đồng thành viên theo cách xây dựng một bộ khung để Hội đồng thành viên quản trị công ty, song song đó, luật trao quyền, cũng như cho công ty được mở rộng để chính công ty được quy định các quyền khác, phù hợp với tình hình hoạt động, nhu cầu quản lý, vận hành công ty, tạo cho công ty tính chủ động, linh hoạt.

3. Cuộc họp Hội đồng thành viên

Về cuộc họp Hội đồng thành viên luật quy định như sau: “Điều lệ công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần”. Như vậy, nếu điều lệ công ty không quy định, thì Hội đồng thành viên phải họp ít nhất một lần/năm. Chúng ta thấy, trong các mô hình doanh nghiệp nói chung, cũng như mô hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, luật thường trao nhiều quyền cho doanh nghiệp, để doanh nghiệp căn cứ vào tình hình công ty mình mà thực hiện cho phù hợp.

Trên thực tế nhiều công ty TNHH, Hội đồng thành viên công ty thường họp theo quý (3 tháng một lần) hoặc 6 tháng/ lần để đánh giá tình hình kinh doanh, cập nhật chiến lược và điều chỉnh mục tiêu kinh doanh (nếu cần thiết). Cuộc họp Hội đồng thành viên là cách cho thấy tính ổn định và kế hoạch hóa trong hoạt động của công ty, đồng thời cũng tạo điều kiện cho các thành viên cùng nắm rõ hoạt động chung, từ đó đưa ra định hướng thống nhất.

Không chỉ dừng lại ở việc họp định kỳ hoặc theo yêu cầu từ các chủ thể có thẩm quyền, cuộc họp Hội đồng thành viên còn có thể được triệu tập khi phát sinh những tình huống đặc biệt, đòi hỏi công ty phải ra quyết định một cách nhanh chóng. Những trường hợp như thay đổi cơ cấu tổ chức, điều chỉnh vốn điều lệ, phê duyệt dự án đầu tư lớn,… đều có ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược và quyền lợi của các thành viên công ty. Vì vậy, việc kịp thời tổ chức họp Hội đồng thành viên để thảo luận, biểu quyết và thống nhất phương án hành động không chỉ là yêu cầu về mặt thủ tục, mà còn là yếu tố quan trọng giúp công ty vận hành hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh nhiều biến động.

4. Người được quyền tham gia họp Hội đồng thành viên.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các chủ thể chính được quyền và có nghĩa vụ tham dự cuộc họp bao gồm:

• Thành viên công ty, tức người sở hữu phần vốn góp trong công ty.
• Người đại diện theo ủy quyền của thành viên nếu trong trường hợp thành viên là tổ chức hoặc thành viên cá nhân không trực tiếp tham dự.

Việc tham dự và biểu quyết không chỉ là quyền, mà còn là nghĩa vụ của thành viên nhằm đảm bảo rằng các quyết định của công ty phản ánh đúng ý chí của người góp vốn. Đây cũng là cơ chế pháp lý giúp cho quá trình ra quyết định trong công ty được thực hiện một cách hợp lệ và hiệu quả.

Đối với thành viên là tổ chức, Luật cho phép tổ chức được quyền ủy quyền cho một hoặc nhiều người đại diện, tùy theo tỷ lệ phần vốn góp. Những người đại diện này có đầy đủ quyền thay mặt tổ chức tham gia họp, thảo luận, biểu quyết các vấn đề của Hội đồng thành viên. Trường hợp ủy quyền, phải tuân thủ quy định về hình thức và nội dung của giấy ủy quyền theo luật và điều lệ công ty.

Ngoài ra, tùy vào nội dung cuộc họp, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập có thể mời thêm các chuyên gia, cố vấn pháp lý, kế toán trưởng hoặc kiểm toán viên để cung cấp thêm thông tin chuyên môn, phục vụ cho việc ra quyết định một cách khách quan và chính xác hơn. Tuy nhiên, các khách mời này chỉ đóng vai trò hỗ trợ mà không có quyền biểu quyết. Cuộc họp cũng có thể có sự hiện diện của thư ký hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật nhằm ghi chép biên bản và bảo đảm quy trình diễn ra suôn sẻ. Việc quy định chặt chẽ và đầy đủ thành phần tham dự không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn góp phần đảm bảo tính minh bạch, dân chủ trong quản trị nội bộ, đồng thời giúp Hội đồng thành viên phát huy tối đa vai trò là cơ quan quyết định cao nhất của công ty.

5. Điều kiện tiến hành họp Hội đồng thành viên

Về điều kiện tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên, luật quy định: “Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định”.

Với quy định này, ta thấy:

• Điều kiện tổ chức họp không xét theo số lượng thành viên tham dự, mà xét theo phần vốn điều lệ được đại diện tại cuộc họp. Đây là điểm quan trọng nhằm phản ánh đúng thực chất quyền sở hữu trong công ty, thay vì chỉ căn cứ vào số lượng cá nhân tham dự.
• Một lần nữa chúng ta thấy luật trao quyền quyết định cho công ty về điều kiện tiến hành cuộc họp, cụ thể công ty có quyền quy định số lượng thành viên sở hữu bao nhiêu % vốn điều lệ thì cuộc họp được coi là hợp lệ và được tiến hành, và nội dung này được ghi nhận trong điều lệ công ty. Cách quy định này tạo điều kiện để mỗi công ty có thể thiết lập ngưỡng phù hợp với cơ cấu sở hữu và mô hình vận hành riêng biệt của mình.

Khi cuộc họp được triệu tập lần 1 mà số lượng thành viên dự họp sở hữu không đủ % theo điều lệ quy định thì sẽ triệu tập cuộc họp lần thứ hai.

Theo quy định, thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên;

Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định, thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

6. Cách thức biểu quyết trong cuộc họp Hội đồng thành viên

Về cách thức biểu quyết trong cuộc họp HĐTV, cũng như quy định về cuộc họp HĐTV hay điều kiện tổ chức họp HĐTV, luật trao quyền quyết định cho công ty về cách thức biểu quyết, theo đó, Luật quy định:

• Hội đồng thành viên thông qua nghị quyết, quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.
• Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết, quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:
  • Sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty;
  • Quyết định phương hướng phát triển công ty;
  • Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
  • Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
  • Tổ chức lại, giải thể công ty.

Đối với việc biểu quyết tại cuộc họp HĐTV, nếu Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, thì nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua khi các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đối với các vấn đề:

• Bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;
• Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
• Tổ chức lại, giải thể công ty.

Việc biểu quyết tại cuộc họp HĐTV, nếu Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, thì nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua khi các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đối với các vấn đề:

• Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
• Quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; quyết định phát hành trái phiếu;
• Quyết định dự án đầu tư phát triển của công ty; giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ;
• Thông qua hợp đồng vay, cho vay và hợp đồng khác do Điều lệ công ty quy định có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;
• Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Kiểm soát viên và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty;
• Quyết định mức lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty;
• Thông qua báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty;
• Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
• Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện;

7. Nghị quyết của Hội đồng thành viên

Nghị quyết của Hội đồng thành viên là những nội dung trong cuộc họp Hội đồng thành viên đã được thông qua/ hay những nội dung được thông qua khi Hội đồng thành viên biểu quyết theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi tại nghị quyết, quyết định đó.

Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua bằng 100% tổng số vốn điều lệ là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả trong trường hợp trình tự và thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định đó không được thực hiện đúng quy định.

8. Luật sư tư vấn quản trị công ty

Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn đầu tư, tư vấn doanh nghiệp, Công ty Luật CIS đã hỗ trợ cho rất nhiều doanh nghiệp trong việc quản trị công ty, theo đó, Công ty cung cấp các dịch vụ pháp lý như:

• Tư vấn pháp lý về cơ cấu quản trị nội bộ của công ty.
• Tư vấn, xây dựng các quy chế quản lý, điều hành công ty.
• Tư vấn trình tự, thủ tục tổ chức các cuộc họp của Hội đồng thành viên.
• Tư vấn để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
• Cử luật sư tham gia các cuộc họp, buổi làm việc với khách hàng, đối tác hoặc cuộc họp nội bộ công ty.
• Thẩm tra pháp lý các hợp đồng, tài liệu giao dịch giữa Công ty với đối tác, khách hàng đảm bảo phù hợp quy định pháp luật.
• Tư vấn và xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của Ban giám đốc

Trên đây là bài phân tích chi tiết về Hội đồng thành viên và thẩm quyền của Hội đồng thành viên. Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình hoạt động hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý công ty, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Tân Định, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3911 8581 – 0916 568 101

Email: info@cis.vn