Văn phòng đại diện nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của Công ty nước ngoài tại Việt Nam, thực hiện chức năng là văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh cho Công ty nước ngoài đó tại Việt Nam. Người đứng đầu văn phòng đại diện là Trưởng văn phòng. Công ty nước ngoài có thể thuê người Việt Nam làm trưởng văn phòng hoặc cử người của Công ty ở nước ngoài qua làm Trưởng văn phòng. Trong trường hợp này, người nước ngoài phải xin word permit để có thể làm việc ở Việt Nam. Vậy, thủ tục xin cấp work permit cho Trưởng văn phòng là người nước ngoài như thế nào? Cần đáp ứng điều kiện gì? Chuẩn bị giấy tờ thế nào?, …
Trong bài viết này, Luật sư Công ty Luật CIS sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục xin Work permit cho Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài mới nhất.
MỤC LỤC BÀI VIẾT
1. Work permit là gì?
Work permit là giấy phép lao động được cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho Người nước ngoài để họ được làm việc hợp pháp tại Việt Nam, trong đó có Work permit cấp cho Trưởng văn phòng đại diện.
2. Trưởng văn phòng đại diện có được miễn Work permit không?
Hiện nay có 20 trường hợp được miễn Work permit theo quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Trong đó, Trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam được miễn Work permit.
Đối với Trưởng văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam (không phải tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ) sẽ không thuộc diện được miễn cấp work permit. Do đó, sau khi mở Văn phòng đại diện, nếu Công ty nước ngoài cử Người nước ngoài làm Trưởng văn phòng, thì Người nước ngoài này cần tiến hành thủ tục xin cấp work permit quy định của pháp luật.
3. Điều kiện làm Work permit cho Trưởng văn phòng đại diện
Trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài sẽ được cấp Work permit khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
– Là người đủ 18 tuổi trở lên và có đủ sức khỏe theo quy định;
– Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
– Visa Việt Nam phải còn hạn trong thời gian làm Work permit.
– Là người đứng đầu văn phòng đại diện được ghi nhận trên Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
– Có xác nhận kinh nghiệm làm việc là nhà quản lý, giám đốc điều hành có thời hạn tối thiểu 03 năm.
4. Thủ tục làm Work permit cho Trưởng văn phòng đại diện
Để làm Work permit, Văn phòng đại diện phải thực hiện qua 2 bước như sau:
Bước 1: Báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng Người lao động nước ngoài
♦ Thời hạn nộp: Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng Người nước ngoài là Trưởng văn phòng đại diện.
♦ Thời gian có kết quả: 10 ngày kể từ ngày nộp đủ bộ hồ sơ hợp lệ.
Chi tiết thủ tục xem Tại đây
Bước 2: Xin cấp Work permit
♦ Thời hạn nộp: Trước ít nhất 15 ngày, kể từ ngày Trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
♦ Thành phần hồ sơ:
– Văn bản đề nghị cấp Work permit (Tải về mẫu số 11).
– Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
– Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc, chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành có thời hạn tối thiểu 03 năm.
– Văn bản chấp thuận chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Văn bản này xin ở Bước 1 đã nêu).
– Quyết định bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện.
– Giấy chứng nhận sức khỏe khám tại nước ngoài hoặc giấy khám sức khỏe khám tại Việt Nam tại các bệnh viện, phòng khám, có sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ y tế(trong thời hạn 12 tháng).
Xem thêm: Danh sách bệnh viện khám sức khỏe để xin cấp Work permit mới nhất
– Phiếu lý lịch tư pháp Việt Namhoặc văn bản xác nhận Trưởng văn phòng đại diện không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài cấp (trong thời hạn 06 tháng).
Xem thêm: Hướng dẫn cách làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài
– 02 ảnh màu (4cm x 6cm, nền trắng, đầu để trần, không đeo kính) (chụp trong vòng 06 tháng).
– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu còn thời hạn (kèm theo visa Việt Nam còn đủ thời hạn).
Lưu ý: Các giấy tờ do nước ngoài cấp như: Xác nhận kinh nghiệm làm việc, xác nhận nhà quản lý, Lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.
Xem thêm: Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của nước ngoài
♦ Nơi nộp hồ sơ:
– Trường hợp Văn phòng đại diện nằm trong khu công nghiệp, thì nộp hồ sơ xin cấp work permit tại Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh.
– Trường hợp Văn phòng đại diện nằm ngoài khu công nghiệp, thì nộp hồ sơ xin cấp work permit tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương.
♦ Thời gian có kết quả: 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ bộ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Sau khi Trưởng văn phòng đại diện được cấp Work permit thì phải thực hiện các thủ tục như sau:
– Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài: Trước ngày 05 tháng 7 và ngày 05 tháng 01 của năm sau, Văn phòng đại diện báo cáo 6 tháng đầu năm và hàng năm về tình hình sử dụng Người lao động nước ngoài.
– Xin thẻ tạm trú theo thời hạn của Work permit cho Trưởng văn phòng đại diện, thời hạn tối đa là 02 năm.
5. Thời hạn của Work permit bao lâu?
Thời hạn của work permit được cấp theo thời hạn của hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm,… nhưng tối đa không quá 02 năm.
| Điều 11 Nghị định 11/2016/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao Động năm 2012 như sau:
Thời hạn của work permit được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 2 năm: 1. Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết; 2. Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam; 3. Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài; 4. Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài; 5. Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ; 6. Thời hạn đã được xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam; 7. Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó; 8. Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam. |
6. Kinh nghiệm làm Work permit cho trưởng văn phòng đại diện
Có một số lời khuyên cho bạn khi làm thủ tục xin cấp Work permit như sau:
– Trước khi nộp hồ sơ xin Work permit, Trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần phải khám sức khỏe, xin cấp lý lịch tư pháp,… Trường hợp các giấy tờ này được cấp tại nước ngoài thì các giấy tờ phải hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng,…
– Để xin Work permit thì Trưởng văn phòng đại diện phải đáp ứng nhiều điều kiện và cần phải chuẩn bị khá nhiều giấy tờ, do đó, nếu không có kinh nghiệm, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian chuẩn bị. Trường hợp xấu hơn, bạn có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hoặc thậm chí bị từ chối hồ sơ.
– Hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ làm Work permit, như: các công ty Luật, các công ty du lịch, công ty về visa, các công ty dịch vụ khác, … Chính vì vậy, bạn nên đánh giá năng lực và kinh nghiệm của họ trước. Bạn nên tìm những công ty cung cấp dịch vụ xin Work permit chuyên nghiệp để hỗ trợ bạn.
Với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực làm Work permit cho Người nước ngoài, Công ty Luật CIS đã hỗ trợ cho nhiều khách hàng sở hữu Work permit. Luật sư sẽ trợ giúp bạn trong những việc sau:
– Tư vấn các thủ tục, điều kiện xin cấp Work permit tại Việt Nam;
– Thẩm định, kiểm tra hồ sơ;
– Tư vấn thủ tục, thực hiện hồ sơ xin cấp lý lịch tư pháp cho Người nước ngoài tại Việt Nam mà không yêu cầu:
- Người nước ngoài xuất trình xác nhận tạm trú.
- Người nước ngoài phải trực tiếp đến Sở Tư pháp tỉnh/ thành phố.
– Tư vấn hồ sơ, thủ tục khám sức khỏe tại Việt Nam để xin Work permit;
– Dịch, công chứng dịch, hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu phục vụ cho việc cấp Work permit;
– Hoàn thiện hồ sơ cấp Work permit tại Việt Nam cho khách hàng;
– Thực hiện thủ tục xin cấp Work permit tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
– Tư vấn điều kiện thủ tục pháp lý ký hợp đồng lao động sau khi được cấp Work permit tại Việt Nam;
– Tư vấn thủ tục pháp lý về quản lý, báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam;
Trên đây là các hướng dẫn chi tiết về thủ tục làm Work permit cho Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài. Nếu bạn có vướng mắc, hãy liên hệ ngay với Luật sư của Công ty Luật CIS theo thông tin sau:
PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM
109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582 Hotline: 0916568101
Email: info@cis.vn
