Thủ tục xin cấp Work Permit mới nhất năm 2025

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu, việc đa dạng nguồn nhân lực trở thành yếu tố then chốt khi nhân sự là yếu tố quan trọng nhất để phát triển công ty. Chính vì vậy, không chỉ các công ty có vốn đầu tư nước ngoài mà các doanh nghiệp Việt Nam đều có nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài.

Để làm việc hợp pháp tại Việt Nam, người nước ngoài phải có Work permit. Trong bài viết này, Công ty Luật CIS sẽ hướng dẫn Thủ tục xin cấp Work permit mới nhất năm 2025.

1. Work permit là gì?

Work permit (Giấy phép lao động) là một loại giấy phép về lao động, được cấp cho người nước ngoài để cho phép họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi người nước ngoài và công ty mà người nước ngoài dự kiến làm việc đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật lao động.

Work permit là giấy phép bắt buộc mà người nước ngoài phải có khi muốn làm việc tại Việt Nam, giấy phép này do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, với mục đích đảm bảo quyền và nghĩa vụ cho cả người lao động và người sử dụng lao động trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng lao động khi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

2. Các trường hợp phải xin Work permit?

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải thực hiện thủ tục xin cấp Work permit, trừ các trường hợp được miễn Work permit được quy định tại Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Theo đó có 20 trường hợp được miễn Work permit, cụ thể như sau:

(1) Người nước ngoài là trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam;

(2) Người nước ngoài vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ;

(3) Người nước ngoài vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được;

(4) Người nước ngoài là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư;

(5) Người nước ngoài thuộc các trường hợp theo quy định của điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

(6) Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam;

(7) Người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;

(8) Người nước ngoài là chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;

(9) Người nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại thế giới, bao gồm: kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí và vận tải;

(10) Người nước ngoài vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) theo quy định hay thỏa thuận trong các điều ước quốc tế về ODA đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài;

(11) Người nước ngoài được Bộ Ngoại giao cấp giấy phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;

(12) Người nước ngoài được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, nghiên cứu tại trường quốc tế thuộc quản lý của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc Liên hợp quốc; các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các hiệp định mà Việt Nam đã ký kết, tham gia;

(13) Tình nguyện viên là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hình thức tự nguyện và không hưởng lương để thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam;

(14) Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc tại vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có thời gian làm việc dưới 30 ngày và không quá 03 lần trong 01 năm;

(15) Người nước ngoài vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật;

(16) Học sinh, sinh viên người nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam; học viên người nước ngoài thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam;

(17) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

(18) Người nước ngoài có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội;

(19) Người nước ngoài chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;

(20) Người nước ngoài được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận người lao động nước ngoài vào Việt Nam để giảng dạy, nghiên cứu.

3. Thời hạn của Work permit

Theo quy định tại Điều 10, Điều 19 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn của Work permit tối đa là 02 năm, và được gia hạn Work permit một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.

4. Điều kiện làm Work permit

Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019, để được cấp Work permit làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần đáp ứng những yêu cầu sau:

– Đủ 18 tuổi trở lên;

– Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

– Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề và kinh nghiệm làm việc phù hợp, đồng thời đáp ứng yêu cầu sức khỏe theo quy định;

– Không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, không bị án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.

5. Các bước làm Work permit

Để có Work permit, bạn cần thực hiện 03 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị các giấy tờ.

Người nước ngoài cần chuẩn bị các giấy tờ sau để xin Work permit:

– Lý lịch tư pháp: người nước ngoài có thể xin lý lịch tư pháp tại quốc gia mà họ mang quốc tịch. Trường hợp người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam, họ có thể xin cấp lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp của tỉnh/thành phố mà họ cư trú.

Lưu ý: Phiếu lý lịch tư pháp có hiệu lực không quá 6 tháng, tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

– Giấy chứng nhận sức khỏe: Người nước ngoài có thể khám sức khoẻ ở nước ngoài. Trường hợp người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam, họ có thể kiểm tra sức khoẻ tại cơ sở y tế tại Việt Nam.

Lưu ý: Giấy khám sức khỏe phải có giá trị trong vòng 12 tháng.

– Hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng bản dịch văn bằng/ chứng chỉ/ giấy chứng nhận/ bằng cấp, văn bản xác nhận kinh nghiệm.

Bước 2: Báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Công ty tiếp nhận người lao động nước ngoài phải nộp hồ sơ báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Hồ sơ báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài bao gồm:

– Công văn giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, công ty nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội của tỉnh/thành phố nơi công ty có trụ sở chính. Cần nộp trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động là người nước ngoài và thời gian xử lý là 10 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

Công ty được cấp Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Bước 3: Xin cấp Work Permit

Sau khi được cấp văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động, Công ty nộp hồ sơ xin cấp Work Permit. Thành phần hồ sơ được hướng dẫn chi tiết tại Mục 6 bên dưới.

Thời hạn nộp hồ sơ trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày người nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Thời gian giải quyết hồ sơ xin Work permit là 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

6. Hồ sơ làm Work permit

Để được cấp Work permit, công ty cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

– Văn bản đề nghị cấp Work permit;

– Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài;

– Giấy khám sức khỏe;

– Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản của nước ngoài xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự được cấp không quá 06 tháng;

– Văn bản, giấy tờ về bằng cấp hoặc chứng minh kinh nghiệm;

– 02 ảnh màu;

– Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài;

– Hộ chiếu;

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

7. Xin cấp Work permit ở đâu?

– Hồ sơ xin work permit được nộp tại: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp sử dụng lao động đặt trụ sở.

– Bên cạnh việc nộp trực tiếp, đơn vị sử dụng lao động cũng có thể nộp hồ sơ online tại http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn/. Thời hạn trả kết quả là 05 ngày. Cơ quan chấp thuận sẽ cấp giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ, hoặc thông báo chỉnh sửa hồ sơ nếu có sai sót. Sau khi nhận được giấy phép lao động qua thư điện tử, người sử dụng lao động sẽ nộp bản gốc hồ sơ cho cơ quan cấp phép và nhận bản gốc giấy phép lao động.

8. Dịch vụ làm Work permit của Công ty Luật CIS?

Với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, uy tín, trách nhiệm, Công ty Luật CIS đã hỗ trợ cho nhiều khách hàng sở hữu Work permit. Công ty Luật CIS sẽ tư vấn, soạn thảo hồ sơ, hỗ trợ bạn trong những công việc sau:

– Tư vấn các thủ tục, điều kiện xin cấp Work permit tại Việt Nam;

– Thẩm định, kiểm tra hồ sơ;

– Tư vấn thủ tục, hồ sơ xin cấp lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Việt Nam;

– Tư vấn hồ sơ, thủ tục khám sức khỏe tại Việt Nam để xin Work permit;

– Dịch, công chứng dịch, hợp pháp lãnh sự các tài liệu phục vụ cho việc cấp Work permit;

– Hoàn thiện hồ sơ cấp Work permit tại Việt Nam cho khách hàng;

– Thực hiện thủ tục xin cấp Work permit tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Tư vấn điều kiện thủ tục pháp lý ký hợp đồng lao động sau khi được cấp Work permit tại Việt Nam;

– Tư vấn thủ tục pháp lý về quản lý, báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam;

– Gia hạn Work permit;

– Cấp đổi Work permit.

Trên đây là các hướng dẫn chi tiết về Thủ tục xin cấp Work permit mới nhất năm 2025. Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình xin Work permit hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư của Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582- Hotline: 0916568101

Email: info@cis.vn