Dịch vụ xin giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam năm 2026

Sự hiện diện của một công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể được thực hiện theo nhiều hình thức, mỗi hình thức đặt ra cho doanh nghiệp những yêu cầu pháp lý khác nhau. Đối với công ty lựa chọn thành lập văn phòng đại diện, việc xin Giấy phép thành lập là thủ tục cần được thực hiện trước khi văn phòng đi vào hoạt động. Trên thực tế, việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục cấp phép đòi hỏi phải xác định đúng điều kiện, thành phần hồ sơ và cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật CIS sẽ giúp độc giả hiểu rõ hơn về các điều kiện, hồ sơ cũng như quy trình thực hiện thủ tục này theo quy định của pháp luật hiện hành.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của Luật Thương mại, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Văn phòng đại diện không phải là một doanh nghiệp độc lập và không có tư cách pháp nhân riêng.

Văn phòng đại diện được thành lập để thực hiện các hoạt động trong phạm vi được pháp luật cho phép và theo nội dung ghi nhận trong Giấy phép thành lập. Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động thương mại, kinh doanh sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Đây là điểm cần lưu ý khi công ty nước ngoài lựa chọn hình thức hiện diện này.

Do là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, hoạt động của văn phòng đại diện vẫn gắn với thương nhân nước ngoài thành lập ra nó và thương nhân này chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về hoạt động của văn phòng đại diện. Vì vậy, việc thành lập văn phòng đại diện không làm phát sinh một chủ thể kinh doanh độc lập tại Việt Nam mà tạo cơ sở pháp lý để thương nhân nước ngoài hiện diện và hoạt động trong phạm vi được cấp phép.

2. Điều kiện để công ty nước ngoài được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, để được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, công ty nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Công ty đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
• Công ty đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

3. Thủ tục xin Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, công ty cần thực hiện quy trình xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện gồm các bước sau:

• Bước 1: Công ty nước ngoài chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Thành phần hồ sơ được Công ty ty Luật trình bày chi tiết tại Mục 4 Bài viết.
• Bước 2: Sau khi đã chuẩn bị đủ hồ sơ, Công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến tại Sở Công Thương nơi dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện; hoặc nộp hồ sơ online tại Cổng dịch vụ công quốc gia.
• Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Công Thương sẽ xem xét và thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ.

Thời gian giải quyết hồ sơ: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

• Bước 4: Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương sẽ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

4. Hồ sơ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thành phần hồ sơ xin Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu).
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất của công ty mẹ.
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện nếu là người nước ngoài.
• Tài liệu chứng minh địa điểm đặt trụ sở (Hợp đồng thuê nhà/văn phòng,…).

5. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến và thúc đẩy cơ hội đầu tư, kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện.

Cụ thể, văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động liên lạc, trao đổi thông tin, nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, hỗ trợ công ty mẹ trong việc tìm kiếm, đánh giá cơ hội đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam. Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi hoặc giao kết, thực hiện các hợp đồng thương mại nhằm tạo doanh thu cho mình.

Ngoài ra, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện còn phụ thuộc vào quy định pháp luật chuyên ngành. Trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện trong một lĩnh vực dịch vụ được điều chỉnh bởi văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành thì phải áp dụng các quy định riêng của lĩnh vực đó.

6. Dịch vụ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần sự am hiểu về thủ tục pháp lý, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật và hỗ trợ các doanh nghiệp trong và ngoài nước, Công ty Luật CIS tự hào cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói và chuyên nghiệp, giúp khách hàng gia nhập thị trường Việt Nam thuận lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, hay có bất kỳ vướng mắc pháp lý nào cần hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin dưới đây:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

Điện thoại: 028.3911.8581 – Hotline: 0916.568.101

Email: info@cis.vn