Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là một văn phòng của doanh nghiệp nước ngoài được lập ra tại Việt Nam với mục đích đại diên công ty để thực hiện các hoạt động như xúc tiến thương mại, liên hệ hoặc làm việc với đối tác hay cơ quan quản lý địa phương ở Việt Nam. Việc thành lập Văn phòng đại diện là một bước đi chiến lược đối với nhiều doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm hiểu, khảo sát thị trường để mở rộng hoạt động.

Bài viết dưới đây, Công ty Luật CIS sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin quan trọng và cập nhật nhất về Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện nói chung là đơn vị phụ thuộc của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, được thành lập để thực hiện chức năng liên lạc hoặc thúc đẩy hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp đó. Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được phép hiện diện hợp pháp tại Việt Nam để thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và theo dõi việc thực hiện hợp đồng mà công ty mẹ ký kết. Văn phòng đại diện không được phép trực tiếp kinh doanh, sinh lợi hay ký hợp đồng thương mại tại Việt Nam. Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động hỗ trợ, kết nối và quản lý quan hệ thương mại giữa công ty mẹ ở nước ngoài với các đối tác tại Việt Nam, theo đó, văn phòng đại diện:

• Không phải là pháp nhân độc lập tại Việt Nam.
• Là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam nhưng không có chức năng kinh doanh sinh lợi trực tiếp.

Văn phòng đại diện có chức năng chính là:

• Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại.
• Theo dõi, giám sát việc thực hiện hợp đồng của công ty mẹ tại Việt Nam.
• Liên lạc, giao dịch với đối tác Việt Nam để phục vụ hoạt động của công ty mẹ.
• Không được ký kết hợp đồng thương mại.

2. Điều kiện để công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP, để được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, công ty nước ngoài phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)…

3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm 03 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ

Công ty nước ngoài cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo hướng dẫn tại Mục 4 dưới đây.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi đã chuẩn bị đủ hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng đại diện theo quy định, công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép (Sở Công thương) nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện

Bước 3: Giải quyết hồ sơ và trả kết quả

Sau khi tiếp nhận, hồ sơ xin cấp giấy phép sẽ được Sở Công thương thẩm định, theo đó:

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Sở Công thương sẽ cấp Giấy chứng nhận trong thời hạn là 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ (thiếu, sai sót): Sở Công thương sẽ ra thông báo về việc sửa đổi bổ sung hồ sơ

Lưu ý: Trong suốt quy trình nêu trên, Cơ quan cấp giấy phép có thể ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ chưa hợp lệ trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày ra thông báo. Nếu không sửa đổi, bổ sung hoặc sửa đổi, bổ sung nhưng vẫn không hợp lệ, hồ sơ sẽ bị Cơ quan từ chối và chính thức đóng lại.

Ghi chú:

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam có trách nhiệm gửi báo cáo về hoạt động của mình trong năm trước liền kề qua đường bưu điện tới cơ quan cấp Giấy phép.

4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diên công ty nước ngoài tại Việt Nam cần chuẩn bị bao gồm các tài liệu sau đây:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;
• Bản sao hộ chiếu hoặc CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở VPĐD (ví dụ: hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sở hữu…).
• Các tài liệu khác nếu được yêu cầu (theo từng ngành nghề cụ thể).
• Giấy ủy quyền (nếu có);

5. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện sẽ có các phạm vi hoạt động như sau

• Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại giúp thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ, bao gồm các hoạt động như là:
  • Quảng cáo sản phẩm, dịch vụ;
  • Trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ;
  • Tham gia, tổ chức các triển lãm thương mại.
• Đóng vai trò như một văn phòng liên lạc.
• Tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá trị trường.

Với các chức năng và phạm vi hoạt động trên, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có các quyền như sau:

• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

6. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Công ty Luật CIS đã thực hiện rất nhiều hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại các tỉnh/thành, với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ tư vấn phương án tốt nhất giúp doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc và thực hiện thủ tục một cách nhanh nhất.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục thành lập của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài. Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình thành lập văn phòng đại diện hay có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, Phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8580 – Hotline: 0916 568 101

Email: info@cis.vn