Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thể phát sinh nhu cầu thay đổi thông tin như tên gọi, địa chỉ trụ sở, người đứng đầu hoặc phạm vi hoạt động. Những thay đổi này cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo hoạt động đúng luật và không bị gián đoạn. Vì vậy, việc nắm rõ thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là rất cần thiết.
Trong bài viết dưới đây, Công ty luật CIS sẽ hướng dẫn chi tiết về Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
MỤC LỤC BÀI VIẾT
1. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện là gì?
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện là một loại giấy tờ pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền Việt Nam cấp cho công ty nước ngoài để họ được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Giấy phép này chứng minh sự tồn tại hợp pháp của văn phòng đại diện và xác định các quyền, nghĩa vụ, và điều kiện hoạt động của nó.
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, không có tư cách pháp nhân và không được phép trực tiếp tham gia vào các hoạt động kinh doanh sinh lời. Chức năng chính của văn phòng đại diện là đại diện cho công ty, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, và hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng thị trường và tìm kiếm đối tác, khách hàng.
Ví dụ: Một công ty ở Mỹ muốn mở rộng thị trường sang Việt Nam, họ có thể thành lập một văn phòng đại diện tại Việt Nam. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện sẽ cho phép công ty này thực hiện các hoạt động như liên hệ với các đối tác tiềm năng, nghiên cứu thị trường,…
2. Các trường hợp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Trong quá trình hoạt động, nếu thông tin của văn phòng đại diện có sự thay đổi so với nội dung ghi trên Giấy phép thành lập, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép.
Theo Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, có 05 trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh, bao gồm:
- Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của Công ty nước ngoài;
- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện;
- Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện;
- Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc nơi thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.
Như vậy, khi văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam rơi vào một trong các trường hợp nêu trên, công ty phải tiến hành thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật.
3. Hồ sơ, thủ tục điều chỉnh Giấy phép văn phòng đại diện
Như đã nêu tại Mục 2, khi thông tin của văn phòng đại diện có sự thay đổi so với nội dung ghi trên Giấy phép thành lập, công ty bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh. Thành phần hồ sơ sẽ được chuẩn bị phù hợp với từng trường hợp thay đổi, cụ thể như sau:
Hồ sơ thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của Công ty nước ngoài
Hồ sơ thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của công ty nước ngoài trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài (Tài liệu này phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam).
Hồ sơ thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện
Hồ sơ thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
- Giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Lưu ý: Các tài liệu do công ty hoặc cơ quan nước ngoài cấp phải được dịch sang tiếng Việt, chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam và được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận, hoặc được hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định hiện hành.
Hồ sơ thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện
Hồ sơ thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Hồ sơ thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện
Hồ sơ thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của công ty nước ngoài.
Lưu ý:
- Tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp phải được dịch sang tiếng Việt, chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam và được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận, hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định;
- Trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện khiến hoạt động không phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam, hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia/vùng lãnh thổ có điều ước quốc tế với Việt Nam, hoặc nội dung điều chỉnh chưa được quy định trong văn bản pháp luật chuyên ngành, thì cần có ý kiến chấp thuận của Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
- Cơ quan cấp phép sẽ lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Bộ quản lý chuyên ngành phản hồi trong 05 ngày làm việc. Sau khi nhận được ý kiến, cơ quan cấp phép có 05 ngày làm việc để ra quyết định điều chỉnh hoặc từ chối (kèm lý do) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện/Chi nhánh.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện
Hồ sơ thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thoả thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn mà Công ty Luật CIS đã nêu ở trên, công ty phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong vòng 60 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi, sau đó nộp theo một trong ba cách:
- Trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền;
- Qua đường bưu điện;
- Trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia.
Trong vòng 03 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan cơ quan cấp giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (nếu cần), tối đa 01 lần. Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ quyết định điều chỉnh hoặc từ chối trong 05 ngày làm việc (nếu từ chối phải nêu rõ lý do).
Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ gồm:
- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ là nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao sẽ là nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ điều chỉnh điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
Công ty Luật CIS – Giải pháp trọn gói, an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp của bạn!
Với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam nhanh chóng, chính xác và tuân thủ pháp luật. Công ty Luật CIS đảm bảo giúp Quý khách tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và tránh mọi rủi ro pháp lý.
4. Dịch vụ điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam gì?
Công ty Luật CIS đã thực hiện rất nhiều hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chúng tôi sẽ tư vấn phương án tốt nhất giúp doanh nghiệp giải đáp các vướng mắc cũng như thực hiện thủ tục một các nhanh nhất.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin sau:
PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM
109 Hoàng Sa, Phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582 – Hotline: 0916 568 101
Email: info@cis.vn
