Trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, Ban kiểm soát giữ vai trò quan trọng trong việc giám sát hoạt động quản trị và điều hành của Hội đồng quản trị cũng như Ban giám đốc. Đây là bộ phận giúp đảm bảo tính minh bạch, trung thực trong việc quản lý tài chính, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cổ đông. Quyền của Ban kiểm soát không chỉ giới hạn ở việc kiểm tra sổ sách, báo cáo tài chính mà còn bao gồm quyền yêu cầu cung cấp thông tin, tham dự các cuộc họp quan trọng và đưa ra kiến nghị nhằm khắc phục sai phạm. Việc hiểu rõ vai trò và quyền của Ban kiểm soát là nền tảng để bảo đảm quản trị công ty hiệu quả và bền vững.
Bài viết sau đây, Công ty Luật CIS sẽ gửi đến bạn đọc những thông tin chi tiết về Ban kiểm soát trong công ty cổ phần, cũng như các quyền hạn mà Ban kiểm soát được pháp luật quy định.
MỤC LỤC BÀI VIẾT
1. Ban kiểm soát công ty là gì?
Ban kiểm soát nói chung (mô hình công ty TNHH hay công ty cổ phần) là bộ phận có chức năng giám sát, kiểm tra và đánh giá tính trung thực, hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
Về bản chất, Ban kiểm soát là “bộ phận kiểm tra nội bộ cấp cao nhất” có nhiệm vụ đảm bảo việc quản lý, điều hành và sử dụng tài sản của công ty diễn ra minh bạch, đúng quy định, không gây thiệt hại cho doanh nghiệp hay cổ đông, bảo đảm rằng mọi hoạt động tài chính, kế toán, đầu tư, quản lý tài sản và ra quyết định của Hội đồng quản trị hay Ban giám đốc đều minh bạch, hợp pháp và đúng lợi ích của công ty.
Trong công ty cổ phần, Ban kiểm soát là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, đặc biệt trong các lĩnh vực như tài chính, kế toán, quản trị rủi ro và tuân thủ pháp luật. Ban kiểm soát đại diện cho cổ đông để bảo đảm việc điều hành công ty minh bạch, đúng quy định và vì lợi ích chung của cổ đông. Thành viên Ban kiểm soát phải độc lập, khách quan và có trình độ chuyên môn để thực hiện tốt vai trò giám sát của mình.
2. Quyền của Ban kiểm soát.
Theo quy định tại Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát có những quyền sau đây:
- Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
- Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.
- Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.
- Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.
- Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông. Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
- Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.
- Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.
3. Khi nào công ty phải thành lập Ban kiểm soát.
Việc thành lập Ban kiểm soát trong công ty cổ phần không phải lúc nào cũng là bắt buộc. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, công ty cổ phần được quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình, tùy vào quy mô cổ đông và cơ cấu sở hữu vốn, cụ thể:
- (1) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
- (2) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.
Như vậy, việc công ty cổ phần phải hay không phải thành lập Ban kiểm soát phụ thuộc vào mô hình quản trị mà công ty lựa chọn, cũng như số lượng cổ đông và tỷ lệ sở hữu cổ phần của các cổ đông là tổ chức.
Dù theo mô hình nào, mục tiêu chung vẫn là bảo đảm cơ chế giám sát độc lập, minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động quản trị công ty, nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của cổ đông và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
4. Tiêu chuẩn thành viên Ban kiểm soát.
Để được làm thành viên Ban kiểm soát. Kiểm soát viên phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn và điều kiện theo Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020 sau đây:
- Không thuộc đối tượng không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam;
- Được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
- Không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;
- Không phải là người quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
- Tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.
5. Ban kiểm soát Công ty do ai bầu.
Trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, Ban kiểm soát là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Đại hội đồng cổ đông– gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết– là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty, và việc bầu Ban kiểm soát thường được thực hiện tại cuộc họp thường niên hoặc bất thường của Đại hội đồng cổ đông. Việc bầu này được tiến hành theo nguyên tắc bầu dồn phiếu, đảm bảo tính dân chủ và tỷ lệ sở hữu cổ phần của từng cổ đông.
Sau khi được bầu, Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, đại diện cho cổ đông để giám sát tính minh bạch, hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động của công ty. Đây là cơ chế giúp bảo vệ quyền lợi của cổ đông và nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp.
Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
6. Cơ chế làm việc của Ban kiểm soát.
Sẽ có một số độc giả đặt câu hỏi, Ban kiểm soát làm việc như thế nào, Cuộc họp Ban kiểm soát sẽ ra sao, điều kiện tiến hành cuộc họp ban kiểm soát và cách thức biểu quyết trong cuộc họp ban kiểm soát. Tuy nhiên, như đã giới thiệu ở các phần trên, Ban kiểm soát là cơ quan được lập ra nhằm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật, điều lệ và các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.
Như vậy, hoạt động của Ban kiểm soát không chỉ thể hiện qua các cuộc họp, mà còn thông qua việc thực hiện cơ chế làm việc thường xuyên, phối hợp với các bộ phận trong công ty để đảm bảo công tác giám sát được thực hiện hiệu quả. Do đó, việc xác lập cơ chế làm việc của Ban kiểm soát là nội dung quan trọng, giúp đảm bảo tính độc lập, khách quan và phát huy đúng chức năng của cơ quan này trong quản trị doanh nghiệp.
“Cuộc họp” chỉ là một hình thức làm việc cụ thể, diễn ra trong một thời điểm nhất định, thường nhằm trao đổi hoặc ra quyết định tập thể. Trong khi đó, “cơ chế làm việc” là một phạm trù rộng hơn, bao gồm:
- Cách thức phối hợp giữa các thành viên Ban kiểm soát;
- Cách thức thu thập, xử lý thông tin, giám sát hoạt động của HĐQT và Ban giám đốc;
- Quy trình lập báo cáo, kiến nghị, và cách thức phản hồi kết quả giám sát;
- Hình thức làm việc (thường xuyên, định kỳ, đột xuất);
- Nguyên tắc hoạt động (độc lập, khách quan, tập thể hoặc cá nhân phụ trách…).
Vì vậy, “cuộc họp” chỉ là một phần của “cơ chế làm việc”, chứ không phản ánh đầy đủ bản chất hoạt động của Ban kiểm soát. Trên thực tế:
- Nhiều công ty cổ phần, đặc biệt là công ty đại chúng, có Ban kiểm soát làm việc thường xuyên (như một bộ phận chuyên trách).
- Ngược lại, các công ty nhỏ có thể chỉ tổ chức họp định kỳ hoặc đột xuất, tùy theo phát sinh trong hoạt động quản trị.
Về nguyên tắc, Ban kiểm soát chỉ có thể thực hiện tốt vai trò giám sát khi có một cơ chế làm việc rõ ràng và hiệu quả– bao gồm cách thức phối hợp, chia sẻ thông tin, trách nhiệm từng thành viên và phương thức báo cáo kết quả giám sát. Một cơ chế làm việc hợp lý giúp Ban kiểm soát hoạt động chủ động, linh hoạt, kịp thời phát hiện rủi ro và đưa ra kiến nghị có giá trị cho Hội đồng quản trị cũng như cổ đông.
7. Luật sư tư vấn quản trị công ty.
Công ty Luật CIS đã thực hiện rất nhiều dịch vụ liên quan đến tư vấn doanh nghiệp cho khách hàng, với kinh nghiệm dày dặn chúng tôi sẽ tư vấn phương án tốt nhất giúp giải quyết các vướng mắc của khách hàng một cách nhanh và hiệu quả nhất.
Trên đây là bài viết về Ban kiểm soát công ty cổ phần và quyền của Ban kiểm soát. Nếu bạn có vướng mắc hay có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin sau:
PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM
109 Hoàng Sa, Phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 3911 8580 – 3911 8582 – Hotline: 0916 568 101
Email: info@cis.vn
