Trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, một số công ty yêu cầu người lao động cung cấp bản chính các giấy tờ quan trọng như bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ tùy thân. Nhiều người đặt câu hỏi: Công ty có được giữ bản chính giấy tờ của người lao động hay không?
Bài viết dưới đây, Công ty Luật CIS sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành để làm sáng tỏ vấn đề này, mời bạn đọc theo dõi.
MỤC LỤC BÀI VIẾT
1. Hồ sơ xin việc cần những giấy tờ gì?
Hiện nay, Bộ luật lao động hiện hành và Nghị định 145/2020/NĐ-CP không quy định về các loại giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ xin việc. Việc Luật không quy định hoàn toàn không có nghĩa thành phần hồ sơ xin việc không quan trọng, mà ngược lại, hồ sơ xin việc rất quan trọng đối với nhà tuyển dụng, nó thể hiện nhân thân, năng lực sức khỏe, năng lực trí tuệ, trình độ, kinh nghiệm,… của ứng viên. Chính vì thế, luật trao cho nhà tuyển dụng (công ty, doanh nghiệp) được quyền yêu cầu ứng viên cung cấp những loại giấy tờ, tài liệu để đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của từng nhà tuyển dụng.
Thông thường, hồ sơ xin việc sẽ gồm những giấy tờ sau:
- Đơn xin việc
- Bản sao Căn cước công dân
- Sơ yếu lý lịch có chứng thực
- Bản sao bằng cấp có chứng thực
- Giấy khám sức khỏe còn thời hạn
- Ảnh hồ sơ xin việc
- CV xin việc.
- Các bằng cấp, giấy tờ khác
Ngoài bằng cấp thì trong hồ sơ xin việc của ứng viên có thể nộp thêm một số loại giấy tờ như bảng điểm, chứng chỉ tin học (như MOS, IC3), chứng chỉ ngoại ngữ (6 bậc hoặc Toeic, ielts),…
2. Công ty giữ giấy tờ, bằng cấp bản chính có đúng không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động hiện hành, việc giữ bản chính các giấy tờ, hồ sơ xin việc của ứng viên là không được phép, cụ thể, luật quy định như sau:
| Bộ luật Lao động
Điều 17. Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động 1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. |
Theo quy định trên, việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động là hành vi trái quy định pháp luật.
Do đó, công ty không được phép giữ giấy tờ bản chính của người lao động.
3. Các hành vi bị nghiêm cấm khi ký kết, thực hiện hợp đồng lao động
Theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành, có 03 hành vi bị nghiêm cấm khi ký kết, thực hiện hợp đồng lao động, 03 hành vi đó luật quy định như sau:
| Bộ luật Lao động
Điều 17. Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động 1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. 2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động. 3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động. |
4. Công ty giữ giấy tờ bản chính thì phải làm thế nào?
Như đã nêu tại mục 2, người sử dụng lao động (công ty, doanh nghiệp) không được giữ giấy tờ bản chính của người lao động, theo đó:
- Nếu công ty đang giữ bản chính, công ty cần trả lại người lao động. Trước khi trả, cần sao y các giấy tờ đó.
- Nếu người lao động bị công ty giữ bản chính giấy tờ, người lao động cần yêu cầu công ty trả lại bản chính và cung cấp bản sao y cho công ty. Trường hợp công ty không đồng ý trả bản chính, người lao động có thể đề nghị công đoàn công ty hỗ trợ hoặc khiếu nại đến Phòng Lao Động- Thương Binh và Xã Hội.
5. Xử phạt khi công ty giữ giấy tờ bản chính
Như đã đề cập ở phía trên, công ty không được phép giữ giấy tờ gốc của người lao động. Nếu cố tình đòi hỏi, ép buộc người lao động phải giao nộp giấy tờ gốc, công ty có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP và điểm d khoản 3 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:
| Vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động
… 2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây: a) Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động; |
Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền đối với tổ chức vi phạm như sau:
| Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. |
Theo đó, người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm quy định này sẽ bị phạt tiền từ 20 triệu đến 25 triệu đồng. Trường hợp công ty vi phạm về việc giữ giấy tờ gốc của người lao động sẽ bị phạt tiền từ 40 triệu đến 50 triệu đồng.
Ngoài việc bị phạt tiền, công ty còn buộc phải trả lại giấy tờ gốc đã giữ của người lao động.
PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM
109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582 – Hotline: 0916568101
Email: info@cis.vn
