Trong thực tiễn quản trị công ty cổ phần, việc chi trả cổ tức bằng tiền mặt không chỉ là một quyết định tài chính, mà còn là một quy trình đòi hỏi phải tuân thủ đúng thẩm quyền, đủ điều kiện và đúng trình tự. Từ khâu chuẩn bị hồ sơ, ban hành quyết định đến tổ chức thực hiện, mỗi bước đều gắn với những yêu cầu pháp lý cụ thể. Việc nắm rõ thủ tục chi trả cổ tức bằng tiền mặt vì vậy có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm tính hợp lệ và hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai.
Bài viết dưới đây, Công ty Luật CIS hướng dẫn chi tiết về “Thủ tục chi trả cổ tức bằng tiền mặt” theo quy định của pháp luật hiện hành. Mời bạn đọc cùng theo dõi.
MỤC LỤC BÀI VIẾT
1. Cổ tức là gì?
Dưới góc độ kinh tế, cổ tức được hiểu là phần lợi nhuận sau thuế mà công ty cổ phần phân phối cho cổ đông tương ứng với tỷ lệ cổ phần mà họ sở hữu. Đây là một trong những lợi ích tài chính trực tiếp mà nhà đầu tư kỳ vọng khi góp vốn vào công ty, bên cạnh khả năng gia tăng giá trị cổ phần. Mức cổ tức cao hay thấp thường phản ánh kết quả kinh doanh, chính sách tài chính và định hướng phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
Dưới góc độ pháp lý, cổ tức không phải là khoản được chia một cách tùy ý, mà chỉ được thực hiện khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Về bản chất, cổ tức là phần lợi nhuận được phép phân phối sau khi công ty đã hoàn thành các nghĩa vụ tài chính, bù đắp lỗ (nếu có) và bảo đảm các điều kiện an toàn tài chính. Đồng thời, việc chi trả cổ tức phải được cơ quan có thẩm quyền trong công ty thông qua theo đúng trình tự, thủ tục.
Như vậy, cổ tức vừa là quyền lợi của cổ đông, vừa là một nội dung chịu sự kiểm soát chặt chẽ về mặt pháp lý trong hoạt động của công ty cổ phần.
Theo khoản 5 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020, Cổ tức được định nghĩa như sau:
| Cổ tức là khoản lợi nhuận sau thuế được trả cho mỗi cổ phần bằng tiền hoặc bằng tài sản khác. |
Ở công ty cổ phần, Cổ tức được phân thành 2 loại gồm:
- Cổ tức của cổ phần phổ thông
- Cổ tức của cổ phần ưu đãi: Được trả với mức cao hơn so với mức cổ tức của cổ phần phổ thông hoặc mức ổn định hằng năm. Cổ tức được chia hằng năm gồm cổ tức cố định và cổ tức thưởng. Cổ tức cố định không phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty. Mức cổ tức cố định cụ thể và phương thức xác định cổ tức thưởng được ghi rõ trong cổ phiếu của cổ phần ưu đãi cổ tức.
2. Điều kiện chi trả cổ tức bằng tiền mặt
Khi công ty cổ phần muốn chi trả cổ tức bằng tiền mặt, trước đó công ty cần phải đáp ứng các điều kiện như sau:
- Đối với cổ phần ưu đãi cổ tức: được thực hiện theo điều kiện riêng của từng công ty, và điều kiện đó phải được ghi rõ trong cổ phiếu của cổ phần ưu đãi cổ tức của công ty đó.
- Đối với cổ phần phổ thông, khi chi trả cổ tức, Công ty phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Đây là điều kiện nền tảng, bởi cổ tức về bản chất là phần lợi nhuận của công ty.
- Đã trích lập các quỹ công ty và bù đắp lỗ trước đó theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Điều kiện này nhằm đảm bảo việc phân phối lợi nhuận không làm sai lệch tình hình tài chính thực tế của công ty.
- Ngay sau khi trả hết số cổ tức, công ty vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn. Nói cách khác, việc chia cổ tức không được làm ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và hoạt động bình thường của công ty.
- Và cuối cùng, việc chi trả cổ tức phải được cơ quan có thẩm quyền trong công ty thông qua, cụ thể là Đại hội đồng cổ đông công ty.
Có thể thấy, các điều kiện trên không chỉ mang tính hình thức, mà đóng vai trò “hàng rào pháp lý” nhằm ngăn ngừa việc phân phối lợi nhuận một cách thiếu kiểm soát, gây rủi ro cho công ty và các chủ thể liên quan.
3. Hình thức chi trả cổ tức bằng tiền mặt
Việc chi trả cổ tức bằng tiền mặt có thể được thực hiện dưới một số hình thức cụ thể, tùy thuộc vào điều kiện tổ chức và phương thức quản lý của công ty.
Trước hết, hình thức phổ biến nhất là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của cổ đông. Đây là phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn do tính thuận tiện, nhanh chóng và dễ kiểm soát. Việc chuyển khoản cũng giúp doanh nghiệp lưu vết giao dịch rõ ràng, phục vụ cho công tác kế toán và đối chiếu khi cần thiết.
Bên cạnh đó, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thực hiện chi trả cổ tức bằng tiền mặt trực tiếp tại trụ sở hoặc địa điểm do công ty thông báo. Tuy nhiên, hình thức này ngày càng ít được áp dụng, do phát sinh nhiều rủi ro trong quá trình quản lý, chi trả và xác nhận.
Ngoài ra, đối với các công ty có số lượng cổ đông lớn, việc chi trả cổ tức có thể được thực hiện thông qua tổ chức trung gian (như ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý cổ đông). Khi đó, doanh nghiệp chuyển tổng số tiền chi trả cho đơn vị trung gian để thực hiện phân phối đến từng cổ đông.
Việc lựa chọn hình thức chi trả phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức thực hiện, mà còn liên quan trực tiếp đến khả năng kiểm soát rủi ro và minh bạch trong quá trình chi trả cổ tức.
Lưu ý quan trọng: việc thanh toán trên phải được thực hiện bằng Đồng Việt Nam.
(Theo khoản 3 Điều 135 Luật Doanh nghiệp năm 2020)
4. Thủ tục chi trả cổ tức bằng tiền mặt
Khi đáp ứng các điều kiện được đề cập tại Mục 2 Bài viết, Công ty cần đi theo trình tự sau đây để tiến hành thủ tục chi trả cổ tức bằng tiền mặt:
Bước 1: Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông quyết định
Theo quy định, Đại hội đồng cổ đông thường niên có quyền quyết định việc phân chia cổ tức và mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại, theo đó, Hội đồng quản trị tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.
Tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, Hội đồng quản trị Kiến nghị mức cổ tức được trả để Đại hội đồng cổ đông xem xét thông qua.
Như vậy, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất về mức cổ tức hằng năm cho từng loại cổ phần.
Bước 2: Lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức
Căn cứ vào nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức, xác định mức cổ tức được trả đối với từng cổ phần, thời hạn và hình thức trả chậm nhất là 30 ngày trước mỗi lần trả cổ tức.
Chú ý: Trường hợp cổ đông đã chuyển nhượng cổ phần sau thời điểm chốt danh sách cổ đông nhưng trước khi công ty thanh toán cổ tức, thì cổ đông chuyển nhượng vẫn là người có quyền nhận khoản cổ tức từ công ty.
Mẫu quyết định chi trả cổ tức, vui lòng tham thảo Tại Đây
Bước 3: Thông báo trả cổ tức
Sau khi danh sách cổ đông được xác định, công ty gửi thông báo về việc chi trả cổ tức cho từng cổ đông có tên trong danh sách này. Thông báo phải được gửi đến cổ đông ít nhất 15 ngày trước thời điểm thực hiện chi trả cổ tức bằng tiền mặt.
Mẫu thông báo chi trả cổ tức, tham khảo Tại Đây
Bước 4: Tiến hành trả cổ tức
Theo quy định, trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, công ty có trách nhiệm phải thanh toán đầy đủ cho các cổ đông được lập theo danh sách.
5. Cổ tức trả theo tháng hay theo năm?
Pháp luật doanh nghiệp hiện hành không quy định cổ tức phải được trả theo tháng, quý hay năm (trả hàng năm). Thay vào đó, luật quy định thời điểm chi trả cổ tức gắn với cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Cụ thể, cổ tức phải được thanh toán trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày kết thúc cuộc họp này; và Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần và phải diễn ra trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Với cơ chế như vậy, trên thực tế, cổ tức trong công ty cổ phần thường được chi trả theo chu kỳ hằng năm, sau khi công ty tổng kết kết quả kinh doanh và được Đại hội đồng cổ đông thông qua.
Nói cách khác, cổ tức không được trả theo tháng, mà thông thường được trả theo năm, trừ trường hợp công ty có quyết định khác phù hợp với quy định pháp luật và điều lệ công ty.
6. Luật sư tư vấn doanh nghiệp
Là công ty luật chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp, với đội ngũ Luật sư và chuyên viên có chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, Công ty Luật CIS đã hỗ trợ hiệu quả cho các doanh nghiệp trong các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông nói riêng và hoạt động quản trị công ty nói chung. Trên đây là bài viết chi tiết về “Thủ tục chi trả cổ tức bằng tiền mặt”. Trong trường hợp có bất kì thắc mắc nào về việc trả cổ tức cho các cổ đông hoặc các vấn đề liên quan đến góp vốn, cổ phần, cổ phiếu, cổ tức, quản trị công ty,… Quý công ty có thể liên hệ trực tiếp đến Công ty Luật CIS để được tư vấn:
PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM
109 Hoàng Sa, Phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028.3911.8581/8582 – Hotline: 0916.568.101
Email: info@cis.vn
