Mẫu thông báo chi trả cổ tức

Chi trả cổ tức là bước triển khai cụ thể sau khi Đại hội đồng cổ đông thông qua việc phân phối lợi nhuận và xác định mức cổ tức. Ở thời điểm này, điều mà cổ đông quan tâm không còn là “có chia hay không”, mà là “khi nào nhận, nhận bằng cách nào và cần thực hiện những thủ tục gì”. Vì vậy, thông báo chi trả cổ tức được sử dụng để công ty cung cấp thông tin cần thiết, giúp cổ đông nắm rõ thời gian và cách thức nhận cổ tức trên thực tế.

Dưới đây, Công ty Luật CIS giới thiệu mẫu thông báo chi trả cổ tức để bạn đọc tham khảo và áp dụng.

1. Cổ tức là gì?

Cổ tức là phần lợi nhuận sau thuế của một công ty được chia cho các cổ đông dựa trên số lượng cổ phần mà họ sở hữu. Khi một công ty hoạt động có lãi, sau khi hoàn thành các nghĩa vụ tài chính và trích lập các quỹ cần thiết, phần lợi nhuận còn lại có thể được phân phối cho cổ đông dưới dạng cổ tức. Đây chính là cách mà nhà đầu tư “thu hoạch” lợi nhuận từ việc góp vốn vào công ty.

Cổ tức thường được chi trả dưới hai hình thức chính. Thứ nhất là cổ tức bằng tiền mặt, tức là công ty sẽ trả trực tiếp một khoản tiền cho cổ đông. Đây là hình thức phổ biến và được nhiều nhà đầu tư ưa chuộng vì mang lại dòng tiền thực tế. Thứ hai là cổ tức bằng cổ phiếu, tức là công ty sử dụng lợi nhuận để phát hành thêm cổ phần và phân phối cổ phần đó (phát hành cổ phiếu tướng ứng) cho cổ đông thay vì chi trả bằng tiền mặt. Hình thức này giúp doanh nghiệp giữ lại tiền để đầu tư, đồng thời tăng số lượng cổ phần mà cổ đông nắm giữ.

Những công ty duy trì lịch sử phân phối lợi nhuận (chia cổ tức) đều đặn thường được thị trường đánh giá cao, từ đó củng cố niềm tin của cổ đông và nâng cao uy tín trong việc huy động vốn. Tuy nhiên, việc chi trả cổ tức không phải lúc nào cũng là giải pháp tối ưu về mặt tài chính. Trong nhiều giai đoạn, doanh nghiệp cần giữ lại lợi nhuận để tái đầu tư, trường hợp này, dù không được nhận cổ tức, nhưng giá trị cổ phần sẽ tăng.

Do đó, một chính sách cổ tức hợp lý phải đảm bảo sự hài hòa giữa tính thanh khoản ngắn hạn cho nhà đầu tư và nhu cầu tích lũy vốn cho chiến lược phát triển dài hạn. Vì vậy, cổ tức không chỉ là sự ghi nhận lợi ích trên vốn góp mà còn là tín hiệu phản ánh năng lực vận hành và tầm nhìn chiến lược, giúp nhà đầu tư đưa ra các quyết định phân bổ nguồn lực một cách tối ưu.

2. Điều kiện chia cổ tức

Để chia cổ tức cho cổ đông công ty, thì việc chia đó phải đáp ứng các điều kiện theo quy định. Bên cạnh đó, mức cổ tức là không giống nhau giữa các loại cổ phần, cụ thể là cổ phần phổ thông và cổ phần ưu đãi cổ tức.

Đối với cổ phần ưu đãi cổ tức, luật quy định: “Cổ phần ưu đãi cổ tức là cổ phần được trả cổ tức với mức cao hơn so với mức cổ tức của cổ phần phổ thông hoặc mức ổn định hằng năm. Cổ tức được chia hằng năm gồm cổ tức cố định và cổ tức thưởng. Cổ tức cố định không phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty. Mức cổ tức cố định cụ thể và phương thức xác định cổ tức thưởng được ghi rõ trong cổ phiếu của cổ phần ưu đãi cổ tức”. Như vậy, điều kiện chia cổ tức đối với cổ phần ưu đãi cổ tức do công ty quy định và được thể hiện trong điều lệ và cổ phiếu của công ty.

Đối với cổ phần phổ thông, công ty chỉ chia cổ tức khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất, công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Quy định này thể hiện nguyên tắc ưu tiên thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và các chủ thể liên quan trước khi phân phối lợi nhuận cho cổ đông. Nói cách khác, cổ tức chỉ được chia từ phần lợi nhuận “hợp pháp” còn lại sau khi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính.

Thứ hai, đã trích lập các quỹ và bù đắp các khoản lỗ trước đó. Nếu công ty còn lỗ lũy kế hoặc chưa trích lập các quỹ theo quy định, thì việc chia cổ tức sẽ làm sai lệch tình hình tài chính và ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Thứ ba, sau khi trả cổ tức vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn. Quy định này ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp phân chia lợi nhuận cho cổ đông nhưng lại không đảm bảo nghĩa vụ với chủ nợ, qua đó bảo vệ sự an toàn của giao dịch và thị trường.

Như vậy, cổ tức của cổ phần phổ thông phụ thuộc trực tiếp vào kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp.

3. Thủ tục chi trả cổ tức cho cổ đông.

Trình tự, thủ tục chia cổ tức được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Hội đồng quản trị đề xuất mức cổ tức

Khi công ty đáp ứng đủ các điều kiện để chia cổ tức, Hội đồng quản trị (HĐQT) xây dựng và đề xuất phương án phân chia cổ tức, tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên để quyết định, thông qua các vấn đề sau:

• Kế hoạch kinh doanh năm của công ty;
• Báo cáo tài chính năm;
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
• Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
• Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
• Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

Bước 2: Đại hội đồng cổ đông thông qua

Tại cuộc họp ĐHĐCĐ, các cổ đông thảo luận và biểu quyết đối với đề xuất của Hội đồng quản trị. Quyền quyết định cuối cùng về mức cổ tức hằng năm thuộc về ĐHĐCĐ.

Bước 3: Xác lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức

Sau khi Nghị quyết của ĐHĐCĐ được ban hành, Hội đồng quản trị lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức, xác định mức cổ tức được trả đối với từng cổ phần, thời hạn và hình thức trả chậm nhất là 30 ngày trước mỗi lần trả cổ tức.

Bước 4: Thông báo về việc chi trả cổ tức

Theo danh sách cổ đông được nhận cổ tức do HĐQT lập, Công ty gửi thông báo đến từng cổ đông về việc trả cổ tức.

Cổ đông sẽ nhận được thông báo trên chậm nhất là 15 ngày trước khi nhận cổ tức.

Bước 5: Chi trả cổ tức

Quy trình này thể hiện sự phân công rõ ràng giữa các cơ quan quản lý trong công ty và đảm bảo tính minh bạch, công khai trong việc phân phối lợi nhuận.

4. Mẫu thông báo chi trả cổ tức.

Dưới đây là mẫu thông báo chi trả cổ tức, bạn có thể tham khảo sử dụng:

5. Luật sư tư vấn doanh nghiệp

Là công ty luật chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp, với đội ngũ Luật sư và chuyên viên có chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, Công ty Luật CIS đã hỗ trợ hiệu quả cho các doanh nghiệp trong các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông nói riêng và hoạt động quản trị công ty nói chung.

Trên đây là bài viết giới thiệu và cung cấp đến bạn đọc Mẫu thông báo chi trả cổ tức. Trong trường hợp có bất kì thắc mắc nào về việc trả cổ tức cho các cổ đông hoặc các vấn đề liên quan đến góp vốn, cổ phần, cổ phiếu, cổ tức, quản trị công ty,… Quý công ty có thể liên hệ trực tiếp đến Công ty Luật CIS để được tư vấn:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, Phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028.3911.8581/8582 – Hotline: 0916.568.101

Email: info@cis.vn