Dịch vụ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam

Toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế diễn ra ngày càng mạnh mẽ. Ngày nay thương nhân không chỉ hoạt động trong phạm vi quốc gia mình và còn tăng cường và thúc đẩy giao lưu kinh tế. Do đó, rất nhiều thương nhân nghĩ đến việc có một Văn phòng đại diện của Công ty mình ở một quốc gia khác để phục vụ tốt nhất cho việc phát triển của doanh nghiệp cũng như thúc đẩy thương mại và Việt Nam là một thị trường tiệm năng mà nhiều thương nhân nước ngoài tìm đến.

Vậy thương nhân hay Công ty nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện ở Việt Nam thì cần đáp ứng các điều kiện gì, trình tự thủ tục ra sao? Công ty Luật CIS sẽ giới thiệu bạn đọc dịch vụ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài ở Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam là gì?

Theo quy định của Luật Thương mại, công ty nước ngoài là công ty được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Đặc điểm Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam:

• Được thành lập bởi công ty nước ngoài tại Việt Nam và theo pháp luật Việt Nam;
• Hỗ trợ công việc kinh doanh cho công ty mẹ ở nước ngoài;
• Dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và không chịu một vài loại thuế như: thuế giá trị gia tăng (GTGT), Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), …
• Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam không có tư cách pháp nhân;
• Một công ty nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài ở Việt Nam

Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài ở Việt Nam thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh cho Công ty nước ngoài đó, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Như vậy có thể thấy, văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam không được quyền hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ,… tại Việt Nam, nói cụ thể hơn, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không được thực hiện các hoạt động sau:

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của công ty nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của công ty nước ngoài.

Tương ứng với phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài ở Việt Nam, văn phòng đại diện có các quyền sau:

• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

3.1 Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Công ty nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Công ty nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận. Trường hợp thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
• Công ty nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Công ty nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

3.2 Điều kiện đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam

Người đúng đầu văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài và Người đứng đầu Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một công ty nước ngoài;
• Người đứng đầu Chi nhánh của công ty nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của công ty nước ngoài đó hoặc công ty nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

3.3 Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, công ty nước ngoài phải chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;
• Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật có liên quan.

Khi chuẩn bị tài liệu như đề cập ở trên, công ty nước ngoài cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Tài liệu phải thể hiện được lĩnh vực hoạt động của thương nhân nước ngoài đang hoạt động tại nước sở tại.
• Các tài liệu (2); (3); (4); (5) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3.4 Thủ tục đăng ký Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam:

Thủ tục đăng ký Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài ở Việt Nam được thực hiện theo quy trình sau:

♦ Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Công ty nước ngoài chuẩn bị hồ sơ và nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện theo quy định như sau:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi công ty dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: nếu Văn phòng đại diện nằm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: nếuVăn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

♦ Bước 2: Cơ quan cấp Giấy phép tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
• Trường hợp cần có sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

4. Dịch vụ xin giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam của Công ty Luật

Công ty Luật CIS đã thực hiện rất nhiều hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho đối tác. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chúng tôi sẽ tư vấn phương án tốt nhất giúp doanh nghiệp giải đáp các vướng mắc cũng như thực hiện thủ tục một các nhanh nhất.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về Thủ tục xin Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam. Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình thành lập văn phòng đại diện hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, Phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028.3911.8581 – 3911.8582 – Hotline: 0916.568.101

Email: info@cis.vn