Thủ tục chia cổ tức của công ty cổ phần

Trong điều hành công ty, không ít nhà quản lý nghĩ rằng việc chia cổ tức chỉ đơn giản là quyết định một con số và yêu cầu bộ phận kế toán thực hiện chi trả cho cổ đông. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, đây là một quy trình có tính hệ thống, đòi hỏi sự chuẩn xác từ việc xác định điều kiện tài chính cho đến tổ chức họp và hoàn thiện các văn bản liên quan. Nếu thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ, công ty có thể phát sinh những rủi ro không đáng có.

Từ thực tế đó, bài viết dưới đây của Công ty Luật CIS sẽ làm rõ thủ tục chia cổ tức trong công ty cổ phần, tập trung vào các bước cốt lõi để công ty có thể thực hiện đúng quy định và kiểm soát quy trình một cách hiệu quả.

MỤC LỤC BÀI VIẾT

1. Cổ tức là gì?
2. Điều kiện chia cổ tức của công ty cổ phần
3. Các hình thức chi trả cổ tức
4. Thủ tục chia cổ tức
5. Thời gian chi trả cổ tức
6. Công ty không trả cổ tức thì sao?
7. Luật sư tư vấn công ty

1. Cổ tức là gì?

Trong công ty cổ phần, cổ tức được hiểu là khoản lợi ích mà cổ đông nhận được từ phần vốn đã góp vào công ty, trên cơ sở kết quả hoạt động kinh doanh sau một kỳ tài chính. Nói cách khác, khi công ty làm ăn có lãi và đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định, phần lợi nhuận còn lại có thể được phân phối cho cổ đông dưới dạng cổ tức.

Cần hiểu rằng, cổ tức không phải là khoản mà cổ đông “đương nhiên” được nhận, mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tình hình tài chính của công ty, quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty và chính sách phân phối lợi nhuận trong từng giai đoạn. Do đó, ngay cả khi công ty có lợi nhuận, việc có chia cổ tức hay không, chia ở mức nào vẫn phải được xem xét và thông qua theo đúng trình tự.

Về hình thức, cổ tức có thể được chi trả bằng tiền mặt hoặc bằng cổ phiếu. Mỗi hình thức sẽ có cách thức thực hiện và tác động khác nhau đến quyền lợi của cổ đông cũng như cơ cấu vốn của công ty. Chẳng hạn, Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) thường duy trì mức chi trả cổ tức bằng tiền mặt, qua đó phản ánh khả năng sinh lời ổn định và ưu tiên dòng tiền thực tế cho cổ đông. Ngược lại, Công ty Cổ phần FPT lại lựa chọn kết hợp giữa chi trả cổ tức bằng tiền và bằng cổ phiếu nhằm hài hòa giữa dòng tiền của cổ đông và nhu cầu đầu tư, phục vụ tăng trưởng dài hạn của công ty.

Cổ tức là khoản lợi nhuận sau thuế được trả cho mỗi cổ phần bằng tiền hoặc bằng tài sản khác.

(Điểm a Khoản 1 Điều 1 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp)

2. Điều kiện chia cổ tức của công ty cổ phần

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, điều kiện chia cổ tức trong công ty cổ phần cần được xem xét tương ứng với từng loại cổ phần, bao gồm cổ phần phổ thông và cổ phần ưu đãi, nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp với bản chất pháp lý của từng loại.

2.1 Điều kiện chia cổ tức đối với cổ phần phổ thông:

Căn cứ theo khoản 2 Điều 135 Luật Doanh nghiệp năm 2020, việc chi trả cổ tức đối với cổ phần phổ thông phải căn cứ vào lợi nhuận ròng đã thực hiện và được trích từ nguồn lợi nhuận giữ lại của công ty. Đồng thời, công ty chỉ được chia cổ tức khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Hoàn thành các nghĩa vụ tài chính: Công ty phải thực hiện xong nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định. Điều này bảo đảm lợi nhuận dùng để chia cổ tức là phần lợi nhuận hợp pháp, không bị ràng buộc bởi nghĩa vụ chưa thực hiện.
Bù đắp lỗ và trích lập các quỹ: Trước khi chia cổ tức, công ty phải xử lý các khoản lỗ trước đó (nếu có) và thực hiện trích lập các quỹ theo quy định. Việc này nhằm phản ánh đúng tình trạng tài chính và bảo đảm nguồn lực cho hoạt động lâu dài của công ty.
Bảo đảm khả năng thanh toán: Sau khi chia cổ tức, công ty vẫn phải bảo đảm thanh toán đầy đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn. Đây là điều kiện mang tính cốt lõi, nhằm ngăn ngừa việc phân phối lợi nhuận làm ảnh hưởng đến quyền lợi của chủ nợ và các bên liên quan.

Như vậy, dù có lợi nhuận, công ty cũng chỉ được chia cổ tức khi đáp ứng đồng thời các điều kiện nêu trên. Việc không tuân thủ các điều kiện trên không chỉ làm cho việc chi trả cổ tức trở nên không hợp lệ, mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

2.2 Điều kiện chia cổ tức đối với cổ phần ưu đãi cổ tức:

Đối với cổ phần ưu đãi cổ tức, việc chi trả được thực hiện theo mức và phương thức đã được xác định trước khi phát hành, không hoàn toàn phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty. Cụ thể, cổ tức có thể bao gồm phần cố định và phần thưởng, trong đó cổ tức cố định được chi trả ổn định hằng năm theo mức đã ghi nhận. Vì vậy, điều kiện chi trả cổ tức trong trường hợp này không đặt nặng vào việc công ty có lợi nhuận hay không, mà chủ yếu dựa trên các cam kết đã được xác lập gắn với loại cổ phần này.

3. Các hình thức chi trả cổ tức

Theo khoản 3 Điều 135 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cổ tức có thể được chi trả bằng tiền mặt, bằng cổ phần hoặc bằng tài sản khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Chi trả cổ tức bằng tiền mặt: Đây là hình thức được sử dụng phổ biến nhất, theo đó công ty trực tiếp chi trả một khoản tiền tương ứng với số cổ phần mà cổ đông sở hữu. Hình thức này giúp cổ đông thu hồi lợi ích ngay, đồng thời không làm thay đổi tỷ lệ sở hữu trong công ty (không thay đổi cơ cấu vốn). Tuy nhiên, việc chi trả bằng tiền mặt sẽ làm giảm lượng tiền của công ty, do đó cần được cân nhắc trên cơ sở khả năng tài chính và định hướng phát triển công ty.
Chi trả cổ tức bằng cổ phiếu: Thay vì chi tiền, công ty dùng lợi nhuận để phát hành thêm cổ phần để phân phối cho cổ đông tương ứng với tỷ lệ sở hữu. Với cách thức này, cổ đông không nhận tiền mà gia tăng số lượng cổ phần nắm giữ, qua đó kỳ vọng vào giá trị tăng thêm trong tương lai. Hình thức này giúp công ty giữ lại dòng tiền để phục vụ hoạt động kinh doanh, đồng thời làm tăng vốn điều lệ và số lượng cổ phần lưu hành.

Tùy thuộc vào chiến lược tài chính và nhu cầu sử dụng vốn, công ty có thể lựa chọn một trong các hình thức trên hoặc kết hợp tất cả hình thức. Việc lựa chọn hình thức chi trả cổ tức được do Hội đồng quản trị quyết định sau khi Đại hội đồng cổ đông đã thông qua Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại.

4. Thủ tục chia cổ tức

Trình tự, thủ tục chia cổ tức được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định lợi nhuận và đề xuất phương án phân phối

Căn cứ vào báo cáo tài chính năm, Hội đồng quản trị (HĐQT) xác định lợi nhuận sau thuế, đồng thời rà soát các điều kiện liên quan như nghĩa vụ tài chính, lỗ lũy kế, trích lập quỹ. Trên cơ sở đó, HĐQT xây dựng phương án phân phối lợi nhuận để trình Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ).

Bước 2: Quyết định chia cổ tức

Đại hội đồng cổ đông họp để xem xét, quyết định mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại, nội dung này phải được lập thành biên bản họp và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. Đây là bước có ý nghĩa quyết định, làm cơ sở pháp lý để công ty triển khai việc chi trả trên thực tế.

Bước 3: Quyết định phương án chi trả cổ tức

Sau khi ĐHĐCĐ quyết định mức cổ, HĐQT lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức, xác định mức cổ tức được trả đối với từng cổ phần, thời hạn và hình thức trả.

Mẫu quyết định chi trả cổ tức, vui lòng tham thảo Tại Đây

Bước 4: Thông báo và tổ chức chi trả cổ tức

HĐQT thông báo chi trả cổ tức đến các cổ đông và tổ thức chi trả cổ tức.

Mẫu thông báo chi trả cổ tức, tham khảo Tại Đây

5. Thời gian chi trả cổ tức

Theo khoản 4 Điều 135 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cổ tức phải được thanh toán đầy đủ trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày kết thúc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Quy định này đặt ra một mốc thời gian cụ thể, qua đó ràng buộc trách nhiệm của công ty trong việc thực hiện nghĩa vụ chi trả cho cổ đông sau khi đã thông qua quyết định phân phối lợi nhuận.

Bên cạnh đó, công ty có nghĩa vụ thông báo về việc chi trả cổ tức cho cổ đông chậm nhất 15 ngày trước khi thực hiện. Quy định này nhằm đảm bảo cổ đông có đầy đủ thông tin cần thiết, chủ động trong việc thực hiện các quyền liên quan đến việc nhận cổ tức.

6. Công ty không trả cổ tức thì sao?

Về vấn đề này, công ty Luật đã có một bài viết chuyên sâu, để phân tích và trả lời cho câu hỏi: Công ty không trả cổ tức thì phải làm sao? Chi tiết, vui lòng tham khảo Tại đây.

7. Luật sư tư vấn công ty

Là công ty luật chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý cho công ty, với đội ngũ Luật sư và chuyên viên có chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, Công ty Luật CIS đã hỗ trợ hiệu quả cho các công ty trong các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông nói riêng và hoạt động quản trị công ty nói chung.

Trên đây là bài viết giới thiệu và cung cấp đến bạn đọc Thủ tục chia cổ tức của công ty cổ phần. Trong trường hợp có bất kì thắc mắc nào về việc trả cổ tức cho các cổ đông hoặc các vấn đề liên quan đến góp vốn, cổ phần, cổ phiếu, cổ tức, quản trị công ty,… Quý công ty có thể liên hệ trực tiếp đến Công ty Luật CIS để được tư vấn: