Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của nước ngoài

Nếu như bạn đang muốn hợp pháp hoá lãnh sự các giấy tờ của nước ngoài để làm các thủ tục, chẳng hạn như xin giấy phép lao động, giấy phép đầu tư nhưng chưa biết làm thế nào thì bài viết này thực sự là đang dành cho bạn.

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn và làm việc với Khách hàng nước ngoài, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về cách Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam mới nhất.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam (khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP).

Lưu ý: Việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

hop-phap-hoa-lanh-su-giay-to-cua-nuoc-ngoai

Hiện nay, nhiều thủ tục tại Việt Nam yêu cầu giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Ví dụ, đối với hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động, cần hợp pháp hoá lãnh sự các loại giấy tờ sau:

  • Giấy khám sức khỏe (nếu được cấp tại nước ngoài);
  • Phiếu lý lịch tư pháp (nếu được cấp tại nước ngoài);
  • Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc;
  • Bằng cấp và chứng chỉ;
  • Hợp đồng tuyển dụng/ Thư bổ nhiệm.

hop-phap-hoa-lanh-su-giay-to-cua-nuoc-ngoai

2. Vì sao phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của nước ngoài?

Cùng một tính chất, nhưng mỗi giấy tờ, tài liệu của mỗi quốc gia khác nhau có thể được trình bày dưới hình thức các nhau, do các cơ quan có tên gọi khác nhau ban hàng, ví dụ như:

  • Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp tại Singapore do Cơ quan quản lý kế toán và doanh nghiệp (ACRA) hay có tên gọi khác là Cơ quan đăng ký công ty Singapore cấp;
  • Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp tại Hàn Quốc do cơ quan toà án (Court Registry Office) và cơ quan thuế (Tax Office) cấp.
  • Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam do Sở Kế hoạch và đầu tư của tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương cấp.

Đồng thời, mỗi thời điểm khác nhau, giấy tờ, tài liệu có thể do những người có tên khác nhau ký dù cùng chức danh.

Chính vì thế, để giấy tờ, tài liệu của một quốc gia được công nhận và sử dụng tại quốc gia khác, thì cơ quan có thẩm quyền của quốc gia mà cá nhân/ tổ chức nộp giấy tờ đó sẽ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đó. Thủ tục này gọi là thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự.

Như vậy, khi thực hiện các thủ tục ở Việt Nam mà trong hồ sơ nộp có các giấy tờ do nước ngoài cấp, thì các giấy tờ đó phải được hợp pháp hoá lãnh sự. Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục bắt buộc để các giấy tờ nước ngoài được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, trừ các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

Điều 9 (Nghị định số 111/2011/NĐ-CP). Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

3. Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự

Để được hợp pháp hoá lãnh sự, các giấy tờ, tài liệu nước ngoài phải đảm bảo các điều kiện sau:

– Giấy tờ, tài liệu phải còn nguyên vẹn, không bị tẩy xóa, sửa chữa.

– Giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài chứng nhận, có chữ ký và con dấu gốc, rõ ràng.

– Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

– Ngôn ngữ được sử dụng là tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu ngôn ngữ khác phải nộp kèm bản dịch).

– Không thuộc trường hợp các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự dưới đây:

+ Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

+ Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị.

+ Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

+ Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng và ký trực tiếp. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

+ Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

4. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ như sau:

  • Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Tại đây)
  • Chứng minh nhân dân/CCCD/hộ chiếu của người đi nộp hồ sơ (Nếu đi nộp trực tiếp thì xuất trình bản chính. Nếu nộp qua bưu điện thì chuẩn bị 1 bản photo);
  • Bản chính giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài chứng nhận) kèm 01 bản photo;
  • Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực kèm 01 bản photo;
  • Bì thư có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

5. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

a) Cách thức thực hiện:

Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách hợp pháp hoá lãnh sự sau:

Cách 1: Hợp pháp hoá lãnh sự trực tiếp:

Nơi nộp hồ sơ: Bạn mang bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến nộp trực tiếp tại:

– Tại Bộ phận một cửa Cục Lãnh sự Hà Nội (Bộ Ngoại giao):

Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

– Tại Phòng Lãnh sự – Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

– Tại Cơ quan Ngoại vụ các tỉnh, thành phố (xem thông tin chi tiết Tại đây)

Nhận kết quả:

  • Nhận trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ; hoặc
  • Gửi trả qua đường bưu điện.

Cách 2: Hợp pháp hoá lãnh sự online:

  • Điền đầy đủ các thông tin vào tờ khai trực tuyến tại đây
  • Sau khi điền đủ và chi tiết các thông tin, bấm nút “Hoàn thành” để hệ thống tự động tạo ra tờ khai điện tử.
  • In tờ khai điện tử và chuẩn bị hồ sơ HPHLS như hướng dẫn ở mục 4.
  • Nộp bộ hồ sơ qua dịch vụ chuyển phát nhanh đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Cơ quan ngoại vụ địa phương.

Nếu bạn hợp pháp hoá lãnh sự tại TP.HCM, bạn đến Bưu điện Tân Định tại 230 Hai Bà Trưng, Phường Tân Định, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, liên lạc bộ phận “Dịch vụ Hành Chánh Công” để gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ Hồ Chí Minh. Khi Sở Ngoại Vụ Hồ Chí Minh hoàn thành việc hợp pháp hóa, Sở sẽ gửi lại tài liệu đã được hợp pháp hóa cho bạn qua bưu điện theo địa chỉ ghi trên bì thư.

b) Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự:

– Thời gian giải quyết: 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

– Trường hợp bạn nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện, thời gian chờ đợi kết quả sẽ lâu hơn. Thông thường phải cần tới 07 ngày làm việc, bạn mới nhận được kết quả.

c) Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự

– Hiện nay, lệ phí hợp pháp hoá là: 30.000 đồng/tem HPH. Trường hợp yêu cầu cấp bản sao giấy tờ, tài liệu thì thu 5.000 (năm nghìn) đồng/lần.

– Nếu bạn ủy quyền cho công ty dịch vụ để thay mặt tiến hành thủ tục, bạn sẽ trả thêm 1 khoản phí dịch vụ. Hiện nay có khá nhiều nơi làm hợp pháp hoá lãnh sự với nhiều mức giá khác nhau.

6. Kinh nghiệm hợp pháp hóa lãnh sự

Với quy trình thủ tục Công ty Luật đã hướng dẫn, nếu không có kinh nghiệm, bạn sẽ rất dễ bị Sở Ngoại Vụ yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hoặc thậm chí bị từ chối hồ sơ.

Theo kinh nghiệm của Công ty Luật CIS, khó khăn thường gặp khi thực hiện hợp pháp hoá giấy tờ nước ngoài như là:

– Gặp khó khăn trong việc xin Chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao của nước đó tại Việt Nam vì: quy trình phức tạp, không còn giữ giấy tờ gốc, không đặt được lịch hẹn, khoảng cách xa,….

Ví dụ: Để hợp pháp hoá lãnh sự Bằng đại học và xác nhận kinh nghiệm của Mỹ khi làm giấy phép lao động, bạn phải đến Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Hoa Kỳ để Tuyên thệ, sau đó bạn sẽ được cấp Bản tuyên thệ (Affidavit).

hop-phap-hoa-lanh-su-giay-to-cua-nuoc-ngoai

– Khai thông tin không chính xác, chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ.

– Ngôn ngữ giấy tờ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam không đúng quy định.

Do đó, để hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ phù hợp với quy định pháp luật hoặc liên hệ với đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để thay mặt thực hiện.

Trên đây là các hướng dẫn chi tiết về cách Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam mới nhất. Nếu bạn có vướng mắc, hãy liên hệ ngay với Luật sư của Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582             Hotline: 0916568101
Email: info@cis.vn