Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh gay gắt, để nâng cao doanh số, nhiều doanh nghiệp, công ty chọn cách mở rộng thị trường kinh doanh. Trước khi mở rộng thị trường, việc tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá trị trường mới là bước đi đầu tiên, quan trọng, cần thiết. Để thực hiện điều này, các công ty đã thành lập văn phòng đại diện ở thị trường muốn mở rộng.

Có thể nói, mở Văn phòng đại diện dần trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước với mục đích tiềm hiểu, tiếp cận thị trường – khách hàng.

Trong bài viết dưới đây của Công ty Luật CIS sẽ cung cấp cho bạn đọc các thông tin về phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Theo quy định của Luật Thương mại hiện hành, thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.

Thương nhân nước ngoài được hiện diện, hoạt động kinh doanh tại Việt Nam dưới các hình thức sau:

– Văn phòng đại diện;

– Chi nhánh;

– Thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thể thực hiện các hoạt động sau:

– Hoạt động với chức năng của một văn phòng liên lạc.

– Thực hiện các hoạt động liên quan đến tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Với các chức năng và phạm vi hoạt động trên, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có các quyền như sau:

– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

3. Ưu điểm, nhược điểm của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Ưu điểm của Văn phòng đại diện:

– Không phải nộp thuế môn bài, không chịu các loại thuế như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp hay thực hiện các thủ tục kiểm toán độc lập…;

– Thủ tục thành lập tương đối đơn giản hơn các hình thức hiện diện thương mại khác;

– Bộ máy tinh gọn;

– Là nơi thích hợp để quảng bá ra công chúng và đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.

Nhược điểm của Văn phòng đạ diện:

– Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật Thương mại cho phép. Tức là văn phòng đại diện chỉ có chức năng thương mại, quảng bá, tiếp thị, đại diện cho hoạt động của doanh nghiệp, tức là không có chức năng kinh doanh.

– Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ các trường hợp sau:

+ Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài;

+ Thuê trụ sở,  thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện;

+ Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;

+ Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

4. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký; Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

3. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Lưu ý: Việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành) khi thuộc các trường hợp sau:

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc;

– Thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

5. Các trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Có 04 trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo quy định hiện hành, bao gồm:

1. Các trường hợp không đáp ứng các điều kiện thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được trình bày tại mục 4.

2. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

3. Việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

4. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

6. Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

∗ Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

3) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

4) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

5) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

6) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật có liên quan.

Trong đó cần lưu ý rằng:

– Tài liệu phải thể hiện được lĩnh vực hoạt động của thương nhân nước ngoài đang hoạt động tại nước sở tại.

– Các tài liệu (2); (3); (4); (5) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

∗ Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (Cổng dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.

Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp cần có sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

* Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

– Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện đối với những trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

– Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế suất, khu kinh tế, khu công nghệ cao cấp đối với những trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế suất, khu công nghệ cao.

* Lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

Lệ phí cấp mới Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện là 3.000.000 đồng/giấy phép.

7. Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam của Công ty Luật CIS

Công ty Luật CIS đã thực hiện rất nhiều hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại các tỉnh/thành, với kinh nghiệm dày dặn chúng tôi sẽ tư vấn phương án tốt nhất giúp doanh giải quyết các vướng mắc và thực hiện thủ tục một cách nhanh nhất.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về phạm vi hoạt động và thủ tục thành lập của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình thành lập văn phòng đại diện hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028.3911.8581 – 3911.8582             Hotline: 0916.568.101

Email: info@cis.vn