Con dấu công ty có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý, điều hành công ty. Con dấu công ty được xem là chữ ký của doanh nghiệp và thể hiện giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ mà con dấu đóng trên đó.
Vậy, hiện nay pháp luật quy định như thế về con dấu công ty và điều kiện sử dụng ra sao? Cùng Công ty Luật CIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
MỤC LỤC BÀI VIẾT
1. Các loại con dấu của công ty.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật đầu tư 2020 mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi các Nghị định về quản lý con dấu như trước đây.
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của công ty bao gồm 02 loại:
– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (hay còn gọi là con dấu vật lý);
– Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của Công ty.
Theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Công ty có quyền quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu của công ty. Cụ thể như sau:
a) Số lượng con dấu
Số lượng con dấu do Chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị và một số chủ thể khác quyết định theo Điều lệ công ty.
b) Hình thức con dấu
Nếu như trước đây, do dấu của doanh nghiệp được thực hiện theo mẫu chung, thống nhất, theo đó, con dấu có hình tròn, trong đó thể hiện các nội dung: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp, thì từ ngày 1/7/2015 đến nay, hình thức con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự quyết định.
c) Nội dung con dấu
Nếu như Luật Doanh nghiệp năm 2014, có hiệu lực từ ngày 1/7/2015 đến ngày 01/01/2021 quy định, con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh, thì Luật Doanh nghiệp hiện hành đang có hiệu lực (Luật doanh nghiệp 2020), nội dung con dấu công ty do công ty toàn quyền quyết định.
3. Giá trị pháp lý của các loại con dấu.
Về con dấu vật lý, đây là con dấu đã được các cơ quan, tổ chức, công ty Việt Nam lâu nay vẫn sử dụng, được xem là một biện pháp để bảo đảm văn bản đó do chính cơ quan, tổ chức phát hành.
Về chữ ký số, giá trị pháp lý của chữ ký số đã được quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Cụ thể:
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật.
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật.
Công ty có quyền lựa chọn một trong hai loại hoặc cả hai loại con dấu nêu trên để sử dụng trong hoạt động của mình.
4. Điều kiện để sử dụng con dấu.
Luật Doanh nghiệp năm 2020 không quy định về điều kiện sử dụng con dấu. Như đã đề cập, Công ty được quyền tự do trong việc sử dụng, quản lý con dấu của công ty.
Xu hướng hiện nay nhiều cơ quan nhà nước cho phép nhiều công ty không cần sử dụng con dấu để tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 3 Điều 43 thì Công ty vẫn phải sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Do đó, khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.
5. Thông báo mẫu con dấu.
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp không quy định doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng. Do đó, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Tuy nhiên, trường hợp công ty đăng ký tài khoản ngân hàng thì cần chuẩn bị văn bản giới thiệu mẫu con dấu tùy theo yêu cầu của từng ngân hàng.
6. Thay đổi mẫu con dấu.
Theo quy định đổi mới của Luật Doanh nghiệp hiện hành về con dấu công ty như đã nêu trên, khi thay đổi mẫu dấu công ty cũng không cần phải thông báo việc sử dụng mẫu dấu mới lên đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp có tài khoản ngân hàng thì công ty cần liên hệ với ngân hàng để thông báo về mẫu con dấu mới. Công ty cũng có thể có thông báo văn bản đến các đối tác, khách hàng để thuận lợi trong các hoạt động hợp tác, giao dịch.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về Quy định sử dụng mẫu con dấu công ty. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác hãy liên hệ ngay với Luật sư của Công ty Luật CIS theo thông tin sau:
PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM
109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582 Hotline: 0916568101
Email: info@cis.vn
