Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Hiện nay, có rất nhiều công ty nước ngoài đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường, xúc tiến, hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện, có thể sẽ có những thay đổi phát sinh liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện, khi đó, công ty nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Trong bài viết dưới đây, Công ty luật CIS sẽ hướng dẫn chi tiết về Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện là một trong các hình thức hiện diện thương mại phổ biến của các Công ty, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. (Công ty nước ngoài là công ty được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận).

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép với mục đích thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh cho Công ty nước ngoài.

Công ty nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định. Và Văn phòng đại diện có quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam, Công ty nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam.

2. Các trường hợp điều chỉnh Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện

Trong quá trình hoạt động, nếu có các thay đổi thông tin so với Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Văn phòng đại diện phải làm Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cụ thể, Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định 05 trường hợp phải điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, gồm:

• Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của Công ty nước ngoài;
• Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện;
• Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện;
• Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc nơi thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.

Như vậy, khi Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam thuộc vào các trường hợp nêu trên thì cần phải tiến hành thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

3. Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Khi có các thay đổi được đề cập tại Mục 2, chúng ta thực hiện các công việc theo trình tự, thủ tục như hướng dẫn cụ thể bên dưới, và hồ sơ điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy trình sau:

Trong thời gian 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay một trong các thông tin như Mục 2, chúng ta phải làm Thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Để thực hiện thủ tục này, chúng ta cần chuẩn bị một bộ Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như hướng dẫn tại Mục 3 bên dưới.

Lưu ý: Tùy vào từng loại thay đổi mà hồ sơ sẽ khác nhau.

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như hướng dẫn tại Mục 4, chúng ta tiến hành nộp hồ sơ, theo đó, hồ sơ có thể được nộp theo một trong các các sau:

• Nộp trực tiếp;
• Nộp qua đường bưu điện;
• Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/.

Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (việc yêu cầu thay đổi, bổ sung chỉ được thực hiện tối đa 01 lần).

Sau đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

Cơ quan giải quyết hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cũng chính là cơ quan mà chúng ta sẽ nộp hồ sơ, cụ thể:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ là nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ điều chỉnh điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao sẽ là nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ điều chỉnh điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

4. Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Như đã trình bày ở Mục 2 và Mục 3, khi có các thay đổi về thông tin so với Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, chúng ta phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và tương ứng với từng thay đổi thì thành phần hồ sơ sẽ khác nhau, cụ thể:

♦ Hồ sơ thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của Công ty nước ngoài

Hồ sơ thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của công ty nước ngoài trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Bản sao tài liệu tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài (Tài liệu này phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.)

♦ Hồ sơ thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện;
• Giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Lưu ý: Tài liệu do công ty nước ngoài hoặc cơ quan nước ngoài cấp phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

♦ Hồ sơ thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

♦ Hồ sơ thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của công ty nước ngoài;

Lưu ý:

• Tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện dẫn đến Văn phòng đại diện thuộc trường hợp không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành và trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành:
  • Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
  • Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho công ty nước ngoài. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

♦ Hồ sơ thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thoả thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

5. Dịch vụ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam của Công ty Luật

Việc điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trải qua nhiều thủ tục gây mất nhiều thời gian cho Quý khách hàng. Công ty luật CIS mong muốn được hỗ trợ Quý khách hàng trong thực hiện các công việc liên quan đến việc điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Công ty Luật CIS đã thực hiện rất nhiều hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chúng tôi sẽ tư vấn phương án tốt nhất giúp doanh nghiệp giải đáp các vướng mắc cũng như thực hiện thủ tục một các nhanh nhất.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582 – Hotline: 0916568101

Email: info@cis.vn