Thủ tục đăng ký sử dụng mã số, mã vạch mới nhất

Mã số, mã vạch giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý hàng hoá, tạo niềm tin với người tiêu dùng. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa hiểu được cách thức đăng ký để sử dụng mã số, mã vạch. Chính vì vậy, Công ty Luật CIS sẽ giới thiệu chi tiết thủ tục đăng ký sử dụng mã số, mã vạch mới nhất trong bài viết dưới đây.

1. Mã số, mã vạch là gì?

Mã số, mã vạch là hai khái niệm liên quan đến việc nhận dạng và quản lý thông tin sản phẩm, cụ thể như sau:

– Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân.

– Mã vạch được định nghĩa là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng:

+ Ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch 1 chiều)

+ Tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác)

+ Chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID)

+ Các công nghệ nhận dạng khác.

Ở góc độ của nhà sản xuất, của nhà phân phối hàng hóa, mã số mã vạch giúp quản lý, kiểm soát sản phẩm. Ở góc độ quốc gia, mã số mã vạch giúp nhận biết về xuất xứ, nguồn gốc của mỗi loại sản phẩm. Trong thương mại, giao dịch mua bán, mã số mã vạch giúp xác định chính xác tên hàng, mẫu mã, quy cách, giá cả xuất,… một cách nhanh chóng, thuận tiện.

2. Tại sao cần đăng ký mã số, mã vạch? Mã số mã vạch có bắt buộc không?

Mã số, mã vạch có vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp, sử dụng mã số mã vạch mang lại nhiều lợi ích như sau:

– Dễ dàng quản lý sản phẩm: Mã số, mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách dễ dàng và hiệu quả.

– Tăng cường hiệu quả phân phối: Mã vạch giúp tự động hóa quá trình kiểm kê và phân phối, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

– Hỗ trợ xuất khẩu, phân phối: Để sản phẩm có thể được xuất khẩu hoặc phân phối tại các siêu thị, trung tâm thương mại lớn, việc đăng ký mã số, mã vạch là bắt buộc.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và truy xuất nguồn gốc: Mã số, mã vạch giúp mọi người có thể dễ dàng theo dõi và truy xuất nguồn gốc của sản phẩm.

– Tuân thủ pháp luật: Đăng ký mã số, mã vạch là căn cứ pháp lý để xác định việc in ấn mã vạch lên sản phẩm là hợp pháp. Đây là bước không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và tối ưu hóa quy trình quản lý sản phẩm.

Hiện nay, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng mã số, mã vạch trên hàng hoá. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã số, mã vạch hoặc không, nhưng đối với trường hợp doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng mã số, mã vạch trên sản phẩm của mình, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền (nếu như không tiến hành đăng ký với cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính)

Mặc dù việc sử dụng mã số, mã vạch là không bắt buộc nhưng Nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp nên sử dụng và đăng ký mã số, mã vạch để quản lý hàng hóa hiệu quả, hỗ trợ truy xuất thông tin sản phẩm, và tăng cường uy tín chất lượng sản phẩm.

3. Hồ sơ đăng ký sử dụng mã số, mã vạch

Việc đăng ký sử dụng mã số mã vạch được thực hiện bằng 2 phương thức: nộp hồ sơ trực tiếp và nộp hồ sơ online. Tương ứng với từng cách này, hồ sơ cần chuẩn bị là khác nhau, cụ thể:

* Nếu đăng ký sử dụng mã số, mã vạch trực tiếp, hồ sơ đăng ký gồm:

– Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch (theo Mẫu số 12 Phụ lục Nghị định 13/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 132/2008/NĐ-CP).

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập hoặc tài liệu có giá trị tương đương (bản sao).

* Nếu đăng ký sử dụng mã số, mã vạch trực tuyến, hồ sơ đăng ký gồm:

– Biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký có chữ ký số. Các nội dung trong biểu mẫu điện tử thực hiện theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 132/2008/NĐ-CP.

– Bản sao điện tử Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập hoặc tài liệu có giá trị tương đương.

4. Đăng ký sử dụng mã số, mã vạch ở đâu?

Như đã đề cập ở Mục 3, có 02 phương thức để nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã số, mã vạch:

*Phương thức 01: Đăng ký sử dụng mã số, mã vạch trực tiếp. Đối với phương thức này, hồ sơ được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, thông qua hai hình thức:

– Nộp hồ sơ trực tiếp;

– Gửi hồ sơ đăng ký qua đường bưu điện.

*Phương thức 02: Đăng ký sử dụng mã số, mã vạch trực tuyến. Đối với phương thức này, hồ sơ được thực hiện trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Trước đây, hồ sơ đăng ký sử dụng mã số, mã vạch phải nộp trực tiếp, nghĩa là nộp bản giấy hồ sơ đến trụ sở chính hoặc các văn phòng đại diện của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Tuy nhiên hiện nay, do Nhà nước đang đẩy mạnh việc triển khai cổng thông tin điện tử trong việc thực hiện thủ tục hành chính, vậy nên, thủ này này phải nộp hồ sơ đăng ký online trước. Thủ tục đăng ký sử dụng mã số mã vạch được trình bày chi tiết tại Mục 5.

5. Trình tự đăng ký sử dụng mã số, mã vạch

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ (như đã đề cập tại Mục 3 của bài viết).

Bước 2: Đăng ký tài khoản mã số, mã vạch

– Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải kê khai thông tin doanh nghiệp làm hồ sơ trên website của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ theo đường link sau đây:

ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH 

– Scan toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị có chữ ký và con dấu của doanh nghiệp và nộp qua trang thông tin của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

– Nộp phí theo các thông tin trên hồ sơ online đã nộp.

Bước 3: Nộp hồ sơ bản cứng đã chuẩn bị đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ (Tổng cục TCĐLCL)

– Sau khi nộp hồ sơ online, chúng ta tiến hành nộp hồ sơ bản cứng đã chuẩn bị đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

– Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký mã vạch bản gốc sản phẩm, cơ quan được chỉ định tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Tổng cục TCĐLCL

Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời

– Sau khi nhận được hồ sơ bản gốc, Chuyên viên xử lý sẽ xem xét tài liệu do doanh nghiệp gửi về và hồ sơ nộp online đã thống nhất chưa. Nếu thống nhất sẽ cấp cho doanh nghiệp mã số tạm thời.

– Nếu hồ sơ không hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL thông báo cho tổ chức, doanh nghiệp chỉnh sửa hồ sơ và nộp lại trong thời hạn 5 ngày làm việc.

Bước 5: Nhận Giấy chứng nhận mã số, mã vạch

– Sau khi có mã số tạm thời, doanh nghiệp cần cập nhật các thông tin về sản phẩm trên hệ thống quản lý mã số mã vạch VNPC.

– Trong thời gian 1 tháng kể từ ngày nhận được mã số tạm thời và doanh nghiệp đã cập nhật đầy đủ thông tin sản phẩm sẽ gửi đề nghị gửi giấy chứng nhận mã vạch bản chính về cho Tổng cục TCĐLCL để được nhận giấy chứng nhận mã số, mã vạch bản chính.

6. Lệ phí sử dụng mã số, mã vạch

* Lệ phí đăng ký và sử dụng mã số, mã vạch tại Việt Nam cho năm 2024 được quy định như sau:

– Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng): 1.000.000 đồng/mã.

– Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN): 300.000 đồng/mã.

– Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8): 300.000 đồng/mã.

* Ngoài ra, còn có lệ phí đăng ký khi sử dụng mã số, mã vạch nước ngoài

– Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm: 500.000 đồng/hồ sơ.

– Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm: 10.000 đồng/mã.

7. Dịch vụ đăng ký sử dụng mã số, mã vạch của Công ty Luật CIS

Việc đăng ký sử dụng mã số, mã vạch trải qua nhiều thủ tục gây mất nhiều thời gian cho Quý khách hàng. Công ty Luật CIS mong muốn được hỗ trợ Quý khách hàng trong thực hiện các công việc liên quan thủ tục đăng ký sử dụng mã số, mã vạch.

Với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, uy tín, trách nhiệm, CIS Law Firm sẽ hỗ trợ khách hàng trong những việc sau:

– Tư vấn các thủ tục, điều kiện đăng ký sử dụng mã số, mã vạch

– Soạn thảo đầy đủ và nhanh chóng hồ sơ;

– Đại diện thực hiện các thủ tục tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xin cấp Giấy chứng nhận mã số, mã vạch;

– Hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục pháp lý phát sinh sau khi thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận mã số, mã vạch;

– Hỗ trợ các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh cho khách hàng.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về Thủ tục đăng ký sử dụng mã số, mã vạch mới nhất. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Nếu bạn có vướng mắc trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng mã số, mã vạch hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028.3911.8581 – 3911.8582 – Hotline: 0916.568.101

Email: info@cis.vn