Hướng dẫn công ty đăng ký Nội quy lao động

Trong công việc, ngoài hợp đồng lao động được ký kết giữa công ty và nhân viên để thể hiện giao kết giữa hai bên, thì nội quy lao động là những quy tắc, quy định mang tính nội bộ mà nhân viên phải tuân thủ khi làm việc tại công ty. Nội quy lao động do công ty ban hành và trong nhiều trường hợp, công ty phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong bài viết dưới đây, Công ty luật CIS giới thiệu những nội dung đáng chú ý về việc đăng ký nội quy lao động.

1. Nội quy lao động là gì?

Pháp luật lao động Việt Nam không đưa ra định nghĩa hay khái niệm về nội quy lao động. Tuy nhiên, dựa trên các quy định hiện hành, có thể hiểu nội quy lao động là một văn bản do công ty ban hành quy định cụ thể về các hành vi mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc tại công ty. Nội quy lao động cũng là cơ sở để công ty thực hiện quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động.

Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
• Trật tự tại nơi làm việc.
• An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc.
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của công ty.
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động.
• Trách nhiệm vật chất.
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Nội quy lao động do công ty xây dựng và ban hành, theo đó, tuỳ vào số lượng người lao động tại công ty mà cách thức ban hành sẽ khác nhau, cụ thể:

• Nếu công ty có sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải ban hành bằng văn bản.
• Nếu công ty sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về trách nhiệm vật chất, kỷ luật lao động trong hợp đồng lao động.

2. Hiệu lực của nội quy lao động

Hiện nay, pháp luật lao động Việt Nam quy định đối với những công ty sử dụng trên 10 người lao động thì phải đăng ký nội quy lao động. Theo đó, nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp công ty sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản, thì hiệu lực sẽ do công ty quyết định trong nội quy lao động.

3. Công ty nào phải đăng ký nội quy lao động

Như đã đề cập ở trên, chỉ những doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên mới có nghĩa vụ phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động 2019 quy định:

Lưu ý rằng, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, công ty phải thực hiện việc đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm những giấy tờ sau:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
2. Nội quy lao động;
3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
4. Các văn bản của công ty có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

5. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Để thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động, Công ty có thể lựa chọn một trong ba cách thức như sau: nộp trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc gửi qua đường bưu điện. Ở bài viết này, Công ty luật sẽ hướng dẫn hai cách nộp hồ sơ phổ biến nhất: nộp trực tiếp và nộp trực tuyến.

∗ Cách thức nộp trực tiếp:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Công ty chuẩn bị hồ sơ theo như danh mục giấy tờ tại Mục 4 nêu trên.
• Bước 2: Nộp hồ sơ: Công ty phải nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh/cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền) nơi công ty đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
• Bước 3: Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Cơ quan cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và xét duyệt hồ sơ trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Nếu trong quá trình xử lý, nội dung nội quy lao động của Công ty có quy định chưa phù hợp, trái với pháp luật thì cơ quan sẽ ra thông báo, hướng dẫn công ty sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.
• Bước 4: Nhận kết quả: Công ty theo dõi và nhận kết quả theo Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả.

∗ Cách thức nộp trực tuyến:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Công ty chuẩn bị hồ sơ theo như danh mục giấy tờ tại Mục 4 nêu trên.
• Bước 2: Nộp hồ sơ: Công ty truy cập vào cổng dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh/cấp huyện nơi công ty đang hoạt động kinh doanh để nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
• Bước 3: Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Cơ quan xét duyệt hồ sơ trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Nếu trong quá trình xử lý, nội dung nội quy lao động của Công ty có quy định trái với pháp luật thì cơ quan sẽ ra thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.
• Bước 4: Nhận kết quả: Công ty theo dõi và mang hồ sơ giấy đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ để nhận kết quả.

Lưu ý đối với trường hợp Công ty có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì Công ty có trách nhiệm gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

6. Thông tin liên hệ

Trên đây là hướng dẫn của Công ty Luật CIS về nội dung công ty đăng ký nội quy lao động. Nếu bạn có vướng mắc về hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư của Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582 – Hotline: 0916 568 101

Email: info@cis.vn