Những việc cần làm sau khi thành lập công ty

Hiện nay, thủ tục thành lập công ty khá đơn giản và tiện lợi. Tuy nhiên, để đi vào hoạt động, công ty cần thực hiện thêm một số công việc khác. Bài viết dưới đây của Công ty Luật CIS sẽ cung cấp cho bạn đọc Những việc cần làm sau khi thành lập công ty.

1. Các bước thành lập công ty

⇒ Đối với công ty 100% vốn Việt Nam

Công ty 100% vốn Việt Nam là công ty mà trong đó, (các) thành viên góp vốn là cá nhân hoặc tổ chức mang quốc tịch Việt Nam, cụ thể gồm:

– Cá nhân mang quốc tịch Việt Nam;

– Tổ chức được thành lập tại Việt Nam không có bất kỳ nguồn vốn đầu tư nào từ nước ngoài.

– Tổ chức được thành lập tại Việt Nam có vốn đầu tư nước ngoài nhưng không thuộc các trường hợp sau:

a) Có nhà đầu tư nước ngoài nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc có đa số thành viên hợp danh là cá nhân nước ngoài đối với tổ chức kinh tế là công ty hợp danh;

b) Có tổ chức kinh tế quy định tại điểm a nắm giữ trên 50% vốn điều lệ;

c) Có nhà đầu tư nước ngoài và tổ chức kinh tế quy định tại điểm a nắm giữ trên 50% vốn điều lệ.

Hiện nay, thủ tục thành lập công ty 100% vốn Việt Nam khá đơn giản. Đặc biệt, thủ tục còn tiện lợi hơn vì hồ sơ đăng ký thành lập công ty có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia và nhận kết quả qua đường bưu điện.

Tuy nhiên, trước khi thành lập công ty, nhà đầu tư cần phải chú ý đến các vấn đề sau:

– Thứ nhất, lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp (công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn).

– Thứ hai, điều kiện thành lập doanh nghiệp bao gồm:

+ Điều kiện về chủ thể thành lập;

+ Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh;

+ Điều kiện về tên công ty;

+ Điều kiện về trụ sở chính của công ty.

– Thứ ba, quy mô vốn điều lệ của công ty (vốn góp của thành viên).

Bạn có thể xem thủ tục thành lập từng loại hình công ty qua các bài viết của Công ty Luật CIS:

Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

Thành lập công ty cổ phần;

Thành lập công ty hợp danh.

⇒ Đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài

Công ty có vốn đầu tư nước ngoài là công ty mà trong đó, (các) thành viên góp vốn là cá nhân, tổ chức nước ngoài, cụ thể gồm:

– Cá nhân mang quốc tịch nước ngoài;

– Tổ chức thành lập theo pháp luật nước ngoài;

– Tổ chức được thành lập tại Việt Nam có vốn đầu tư nước ngoài thuộc các trường hợp sau:

a) Có nhà đầu tư nước ngoài nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc có đa số thành viên hợp danh là cá nhân nước ngoài đối với tổ chức kinh tế là công ty hợp danh;

b) Có tổ chức kinh tế quy định tại điểm a nắm giữ trên 50% vốn điều lệ;

c) Có nhà đầu tư nước ngoài và tổ chức kinh tế quy định tại điểm a nắm giữ trên 50% vốn điều lệ.

Điều kiện và thủ tục thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài có sự khác biệt với công ty 100% vốn Việt Nam.

Bạn có thể xem cụ thể Điều kiện và thủ tục thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại bài viết này.

2. Những việc cần làm sau khi thành lập công ty  

a) Khắc dấu công ty

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020:

Trước đây, công ty cần thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, theo quy định nêu trên, kể từ ngày 01/01/2021, công ty không phải thực hiện thủ tục này nữa. Công ty có toàn quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của công ty.

Công ty có thể làm con dấu tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

b) Treo biển tên công ty

⇒ Tại sao cần treo biển tên công ty?

Công ty phải treo biển hiệu tại (tất cả) văn phòng nơi đã đăng ký (trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của công ty).

⇒ Nội dung trên biển hiệu công ty:

– Biển tên công ty phải có các nội dung sau:

+ Tên cơ quan chủ quản (nếu có);

+ Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Địa chỉ, điện thoại.

Chữ viết trên biển công ty cần phải được thể hiện bằng tiếng việt, trừ những trường hợp:

+ Nhãn hiệu hàng hóa, khẩu hiệu, thương hiệu, tên riêng bằng tiếng nước ngoài hoặc các từ ngữ được quốc tế hóa mà không thể thay bằng tiếng Việt.

+ Sách, báo, trang thông tin điện tử, ấn phẩm, chương trình phát thanh, truyền hình bằng tiếng dân tộc thiểu số Việt Nam, tiếng nước ngoài

⇒ Kích thước biển hiệu:

+ Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;

+ Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

– Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

⇒ Không treo biển công ty có bị phạt không?

Ngoài ra, trường hợp cơ quan thuế kiểm tra địa điểm mà công ty đã đăng ký kinh doanh và phát hiện không treo biển tên công ty thì có thể công ty sẽ bị đóng mã số thuế với lý do “Không hoạt động tại trụ sở văn phòng đã đăng kí trên giấy phép đăng kí kinh doanh”.

c) Đăng ký thuế lần đầu

Đây là việc công ty tiến hành kê khai, thông báo với cơ quan quản lý thuế lần đầu tiên sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp về chế độ kế toán, phương pháp khấu hao tài sản và các thủ tục khác về thuế để kê khai, quyết toán, nộp thuế.

Tùy mỗi địa phương mà thành phần hồ sơ đăng ký thuế lần đầu có thể khác nhau, cơ bản sẽ bao gồm:

– Tờ khai đăng ký thực hiện chế độ kế toán, phương pháp khấu hao tài sản…

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Khi đã chuẩn bị đầy đủ thì cần nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu ở cơ quan quản lý thuế nơi công ty đặt trụ sở chính (Chi cục thuế hoặc Cục thuế).

d) Đăng ký chữ ký số điện tử thực hiện nộp thuế điện tử

Công ty đăng ký mua chữ ký số điện tử tại các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử. Sau đó truy cập website http://thuedientu.gdt.gov.vn/ để tiến hành đăng ký chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử cho công ty.

e) Kê khai và nộp lệ phí môn bài

Thuế môn bài là tên gọi phổ biến của lệ phí môn bài, đây là khoản thu định kỳ hằng năm vào Ngân sách nhà nước của doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

Mức thuế môn bài đối với công ty, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ

Lưu ý: Công ty mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm thành lập. Tuy nhiên phải thực hiện khai lệ phí môn bài và nộp Tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp sau khi thành lập. Công ty đăng nhập vào website http://thuedientu.gdt.gov.vn/ để kê khai.

f) Làm thủ tục phát hành hóa đơn

Công ty lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó thực hiện các bước:

– Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn.

– Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

– Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

– Bước 4: Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.

g) Mở tài khoản ngân hàng

Sau khi thành lập công ty, có khá nhiều khoản thanh toán cần phải giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng như đóng thuế nhà nước, nhận các khoản thanh toán từ đối tác, thanh toán giao dịch, thanh toán chi phí thường niên, …Do vậy, Công ty liên hệ với ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam để đăng ký mở tài khoản ngân hàng.

h) Góp vốn theo quy định pháp luật

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, chủ sở hữu/thành viên/cổ đông công ty phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản. Trong thời hạn này, chủ sở hữu/thành viên/cổ đông công ty có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với phần vốn góp đã cam kết.

Trường hợp không góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn quy định, chủ sở hữu/thành viên/cổ đông công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ bằng giá trị số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ. Trường hợp này, chủ sở hữu/thành viên/cổ đông công ty phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn góp đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trong thời gian trước ngày cuối cùng công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ. Đồng thời, chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty, thiệt hại xảy ra do không góp, không góp đủ, không góp đúng hạn vốn điều lệ theo quy định.

i) Lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông

Sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông là văn bản giấy, tập hợp dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin sở hữu phần vốn góp của các thành viên trong công ty hoặc các cổ đông và được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phải được lập ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

⇒ Sổ đăng ký thành viên phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

– Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức;

– Phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp đã góp, thời điểm góp vốn, loại tài sản góp vốn, số lượng, giá trị của từng loại tài sản góp vốn của từng thành viên;

– Chữ ký của thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật của thành viên là tổ chức;

– Số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên.

⇒ Sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

j) Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động

Công ty sử dụng lao đông từ 10 người lao động trở lên thì phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.

Công ty có thể xây dựng nội quy lao động để phù hợp với văn hóa công ty nhưng cần phải đảm bảo đủ các nội dung theo quy định và không được trái với quy định pháp luật lao động:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

– Trật tự tại nơi làm việc;

– An toàn, vệ sinh lao động;

– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

– Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

– Trách nhiệm vật chất;

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Lưu ý:

– Trước khi ban hành nội quy lao động thì công ty phải tham khảo ý kiến của công đoàn/tổ chức đại diện người lao động.

– Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

– Công ty sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi công ty đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, công ty phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

– Công ty sẽ bị phạt lên đến 10 triệu đồng nếu vi phạm một trong các hành vi sau:

+ Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

+ Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

+ Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

+ Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.

k) Lưu ý về ngành, nghề kinh doanh có điều kiện

Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện là ngành, nghề mà việc thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh trong ngành, nghề đó phải đáp ứng một điều kiện cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội. Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện được quy định tại Phụ lục IV của Luật Đầu tư 2020 (đang có hiệu lực thi hành). Công ty phải bảo đảm duy trì đủ điều kiện đầu tư kinh doanh trong quá trình hoạt động.

Ví dụ:

– Ngành, nghề kinh doanh có vốn pháp định: Công ty phải đáp ứng được mức vốn tối thiểu để kinh doanh ngành, nghề đó như kinh doanh dịch vụ bảo vệ cần có vốn pháp định 1.000.000 USD; kinh doanh dịch vụ kiểm toán thì vốn pháp định là 5 tỷ…

– Ngành nghề nhất định phải có Chứng chỉ hành nghề: chứng chỉ hành nghề như dịch vụ kiểm toán, dịch vụ kế toán, dược, …

Trên đây là các hướng dẫn chi tiết về Những việc cần làm sau khi thành lập công ty. Nếu bạn có vướng mắc về vấn đề này hay bạn có nội dung nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ ngay với Luật sư của Công ty Luật CIS theo thông tin sau:

PHÒNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP – CIS LAW FIRM

109 Hoàng Sa, P. Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3911 8581 – 3911 8582 – Hotline: 0916568101

Email: info@cis.vn